8 Puntos claves en la gestión de los datos en las organizaciones

En las organizaciones es clave la administración y gestión de los datos (Data Management). Para ello se debe tener en cuenta los departamentos y sus responsables, implementar procedimientos y procesos, definir la tecnología a implementar, todo lo relacionado con la Gestión del Conocimiento y difundir las buenas prácticas que se han hecho desde la entidad corporativa. Para entender su idiosincrasia está en 7 Vs: velocidad, variedad, volumen, veracidad, variabilidad, visualización y valor. Todo estos conceptos están descritos y desarrollados en muchos de los manuales de Big Data, como por ejemplo, uno de los buenos libros: “Think Bigger: Developing a Successful Big Data Strategy for Your Business” de Mark van Rijmenam.

Muchas empresas ya piensan en los datos como un activo de la organización. A medida que maduran las organizaciones en sus procesos de toma de decisiones, la recogida, el almacenamiento la gobernabilidad de los datos se hace más crítica. Además, los avances tecnológicos tales como la proliferación de dispositivos móviles y sus aplicaciones, junto con los cambios sociales tales como el crecimiento del uso de los medios sociales, son la creación de nuevas fuentes de datos que las organizaciones pueden querer aprovechar.

Gestión de los datos: toda una estructura organizacional

Tanto la asesora Lantares como SAS Latinoamérica plantean una serie de cuestiones para llevar a cabo una buena gestión de los datos:

1. La gobernanza de esos datos debe estar dirigida por áreas de negocio (ver posibles modelos de negocio hasta en la administración pública y la e-Gobernanza) y gestionada por el área TI según SAS Latinoamérica que incluso propone 7 razones por las cuales la Gestión de los datos requiere Gobierno de datos. Este Gobierno de los datos debe tener dos perspectivas: el de la planificación y el de control. Uno de los puntos clave en esta fase es establecer un cumplimiento regulatorio que permita prevenir conflictos relativos a los datos y el tratamiento legal de estos.

2. Hay que mirar muy bien la arquitectura de los datos (Data Architecture). Se debe pensar para desarrollar esta arquitectura desde características de construcción y ampliación modular y de un modelo de datos de negocio desde una perspectiva flexible. Los metadatos son parte fundamental para establecer analítica posteriormente.

3. La gestión de las bases de datos, teniendo desde un principio un buen diseño para que el crecimiento no sea problemático, requiere una supervisión constante para que no se den errores.

4. La seguridad de los datos es otro de los aspectos a tener en cuenta. Hay que establecer políticas de protección de los datos y su confidencialidad.

5. La calidad de los datos. En esta sección se deben establecer unas métricas por niveles de calidad y contar posteriormente con depuraciones, limpieza y filtrado de los datos. En la calidad es clave que exista una buena integridad de los datos o, mejor dicho, la falta de ella puede minar la toma de decisiones de una empresa y abocarla al fracaso. Cuando la calidad de los datos no es confiable existen duplicidades, errores, campos vacíos y el usuario tiene que enfrentarse a una serie de problemas que dificultan o impiden su análisis.

6. La gestión de datos maestros. Si se hace correctamente hay una buena integración y el flujo de información es más dinámico. La gestión de datos maestros (Master Data Management, MDM), es un método integral que permite a una empresa vincular todos sus datos críticos en un archivo, denominado archivo maestro, que proporciona un punto de referencia común. Cuando se hace correctamente, la gestión de datos maestros agiliza el intercambio de datos entre el personal y los departamentos.

7. Es importante que se diseñe con estructura de metadatos para permitir un fácil acceso a la información.

8. Y para terminar: la gestión de documentos, registros y contenido en el tema de datos, de modo que se puedan habilitar, proteger, indexar y almacenar.

Por todo ello, con una robusta estructura de datos, una perspectiva unificada de estos podremos llegar a los siguientes pasos de proyección e ir pensando en la posibilidad de poder tener una disposición de datos en abierto. El Big Data tiene mucho trasfondo en la organización de una empresa, por lo cual seguiremos hablando de estos temas que abren una nueva era del management en las organizaciones.

Imagen @Sebastian Sikora, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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