Conoce las razones por las que tu empresa debería tener gestión documental en la nube

Administrar y gestionar la información desde cualquier momento y lugar es un tema muy importante para las organizaciones. En este sentido, la computación en la nube ha llegado a presentarse como el superhéroe de las empresas, después de convertirse en una gran herramienta para implementar dentro de su estructura de negocio, ofreciendo acceso a todos los datos y servicios de forma inmediata.

Con el auge de esta tendencia, las compañías han empezado a buscar una solución que las ayude a resolver las dificultades que tienen con el manejo de sus documentos. La Gestión Documental es una de ellas, pues permite gestionar toda la información bajo condiciones óptimas y sin grandes esfuerzos técnicos, humanos o económicos.

Además, esta herramienta es muy útil no solo para el intercambio de información, sino también para que las grandes empresas puedan coordinar sus diferentes departamentos y sedes o compartir información de vital importancia, algo que podría ahorrar bastantes gastos en un momento determinado.

Beneficios de la Gestión Documental en la Nube

Pero la inmediatez de la información no es la única razón por la que las organizaciones deberían implementar esta solución. Los beneficios que trae la Gestión Documental en la Nube al mundo empresarial se pueden definir de la siguiente manera:

  • Disminución del riesgo de la pérdida de documentos. Al tener toda la información importante de la empresa en la nube, los empresarios pueden estar tranquilos y encontrar los documentos que necesitan en cualquier momento.
  • Ofrecer un mejor servicio al cliente. Al automatizar los procesos, las organizaciones pueden garantizar una atención al usuario de calidad.
  • Aumentar la productividad. Al tener fácil y rápido acceso a documentos o información de la empresa, los empleados gastarán menos tiempo en encontrar lo que necesiten y la productividad podrá aumentar significativamente.
  • Ahorro de tiempo. Ya no es necesario que los empresarios gasten horas en organizar los archivos de su empresa, pues la solución de Gestión Documental lo hace por sí misma.
  • Mayor seguridad de la información. En la Nube se mantendrán más seguros esos documentos confidenciales de las organizaciones.
  • Reducción de costos empresariales. Al reducir la producción de documentos físicos y trasladar todo a la nube, las compañías podrán ver una disminución significativa en sus gastos.

 

Uno de los principales objetivos de la Gestión Documental es que haya una rápida migración al concepto de las ‘oficinas sin papel’, que además de reducir costos, busca ayudar al planeta, aumentar la productividad entre los empleados de las organizaciones e impulsar la eficiencia entre los mismos.

Actualmente existen cientos de soluciones de Gestión Documental disponibles en el mercado. Muchas de ellas son fáciles de usar, fiables, asequibles, mejoran la eficiencia de la empresa, permiten compartir documentos e incluso, son útiles para ayudar a evitar pérdidas de documentos.

El futuro del Cloud Computing

Es importante entender que los servicios en la nube no son solo para albergar información y trasmitirla rápidamente. Esta herramienta también es útil para los trabajos de investigación, el análisis de consumo y hasta para crear potenciales oportunidades de negocios en la compañía. Ante esta realidad, empresas como Cisco preveen que para 2019, el 51% de los datos estarán alojados en dispositivos como smartphones o tabletas, por lo que habrá mayor demanda de servicios de almacenamiento en la nube, que serán utilizados por el 55% de los usuarios de internet.

El creciente uso de servicios cloud públicos por parte de las empresas, la mayor virtualización de los entornos cloud privados y el aumento de conexiones M2M en la nueva era del Internet de las Cosas, son algunas de las razones por las que esta tendencia seguirá creciendo para multiplicarse en los próximos cuatro años.

Imagen @GeorgeThomas, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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