Intranet en la Nube: una estrategia corporativa para grandes empresas

El término “Intranet” es uno que se le da a varios elementos, pero que es importante entender y diferenciar. En general se denomina “Intranet” la red interna de la empresa que interconecta a los diferentes computadores y otros equipos. De hecho, un computador dentro de una empresa puede estar conectada a la Intranet y a la vez tener acceso a Internet. En algunos casos equipos dentro de la Intranet, como servidores, podrán ofrecer servicios a otros usuarios que están en Internet en cualquier parte del planeta.

Con el paso del tiempo, también se empezó a denominar Intranet al portal web interno de la empresa. Aunque técnicamente es más precisa la definición que di antes, la mayoría de personas que hablan de “la Intranet” se refieren a este portal. De entrada esta Intranet no es más que un portal web, similar al que usted accede en este momento, solo que con información para la empresa y sus empleados. Por ejemplo, es usual encontrar en este portal noticias de la empresa, documentos como plantillas, manuales y otros.

Aunque un portal de Intranet puede ser una gran herramienta para una empresa, lo cierto es que muchos son estáticos, poco atractivos y es casi normal que los empleados con el paso del tiempo dejan de consultarlos. En años recientes, con el boom de las redes sociales y las llamadas tecnologías en la nube, estos portales de Intranet han empezado a revivir y hoy hablaré de esto.

Portales de Intranet en la Nube como Herramientas Estratégicas

Como lo he reiterado en varios artículos, cualquier tipo de tecnología que adopte una organización, debe tener razones de fondo. De hecho, las tecnologías que adoptemos deben tener un razonamiento estratégico, en el cual sabemos que la organización estará mejor, recibirá ahorros, aumentará productividad y en general, obtendrá una ventaja competitiva.

Cuando empezaron a aparecer los portales de Intranet de forma masiva en las empresas, muchos a finales de la década de 1990 y otros durante la primera década del 2000, estos se hicieron usualmente pensando que ayudaría a la organización. Seguramente pocos analizaron que esta sería una herramienta estratégica, pero si muchos sabían que este sería un excelente canal para informar a los empleados sobre los sucesos de las empresas.

Hoy siguen funcionando muchos de estos viejos portales y con el paso del tiempo han perdido vigencia y uso por parte de los empleados. En parte se debe a que no fueron concebidos conscientemente como herramientas estratégicas, pero también a que eran muy estáticos. De hecho, es usual que los empleados ingresen al portal día a día, de forma automática cuando carga su navegador web y ni lo miren, o siempre accedan a la misma opción que buscan todos los días.

Portales de Intranet con el componente de interacción social

Desde hace unos años, con el auge de las redes sociales, varias empresas empezaron a crear lo que se denomina como Intranet Sociales. La idea es sencilla: revivir los portales de Intranet a través del componente de interacción social entre los empleados.

Como se mencionó antes, uno de los problemas de los portales de Intranet es que son muy estáticos y el empleado no encuentra con frecuencia algo que le llame la atención. Si la Intranet se convierte en una completa red social, dónde los empleados tienen acceso con nombre de usuario y contraseña, pueden crear grupos de intereses, compartir información, usar chats y otros, se puede revivir el uso del portal. Y precisamente esto es lo que ha pasado en muchas de las empresas que han adoptado estas tecnologías.

Es importante entender que en estas nuevas Intranets, el componente social es importante, pero se mezcla con aspectos de negocio. Es decir, no solo se diseñaron para que los empleados “pierdan el tiempo”. De hecho, es todo lo contrario, pues el objetivo final es que los empleados usen más el portal y a la vez se vuelvan más eficientes y productivos. Por ejemplo, muchas de estas herramientas permiten que los empleados compartan archivos entre muchos usuarios, que estos lo editen y más. Otra función interesante es que se pueden compartir calendarios entre grupos de empleados e incluso hacerle seguimiento a los proyectos de manera conjunta.

Un componente interesante que comparten muchas de las plataformas que ofrecen este tipo de solución, es que la misma está basada en la nube. De entrada esto implica que la empresa que contrata el servicio no tiene que invertir en servidores, licencias, soporte y otros, pues esto lo provee el vendedor de la solución. Segundo, que al estar en Internet, un empleado podrá acceder a este servicio prácticamente desde cualquier dispositivo conectado a la red.

Invito a que analice este tipo de soluciones, que para empresas medianas y grandes, puede ser la alternativa para revivir la Intranet. Para empresas muy pequeñas puede que sea una herramienta interesante, pero si son muy pocos los empleados, quizás no se logre el objetivo de interacción buscado.

Imagen @StartupStockPhotos, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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