Cinco herramientas para formar a los empleados de la empresa

Es seductor pensar que implementando una herramienta concreta en la empresa cambiaremos, de una forma automágica, el funcionamiento de la misma. Por ejemplo, que implementando un software de Entorno Virtual de Aprendizaje los empleados empezarán a aprender o que introduciendo un software de red social interna se pondrán, por arte de magia, a compartir ideas y conocimiento.

La realidad es que hacen falta más que herramientas para cambiar comportamientos y por tanto resultados. Para empezar, antes que pensar en las herramientas debemos pensar en cuáles son las intenciones de las personas que las van a usar. ¿Las personas van al trabajo con la intención de aprender como si fueran a un curso de formación? No. ¿Van con la intención de compartir ideas y conocimiento como si estuvieran en una escuela socrática? Tampoco. Pero sí es razonable suponer que más o menos todos los integrantes de la empresa tienen la intención de hacer bien y, si puede ser, hacer mejor su trabajo. Que quieren trabajar mejor y con mejores resultados.

Por eso, a través de herramientas que ayudan a trabajar mejor es más probable que el equipo acabe aprendiendo lo que necesita aprender que a través de cualquier otra herramienta específica de aprendizaje. A continuación, comentaré cinco herramientas que pueden aplicarse en la empresa con este enfoque.

1. Buscador de personas

La información es poder. Dar a las personas la capacidad de localizar de una forma fácil el compañero que más puede ayudarles a resolver su problema es darles poder para trabajar de una forma más autónoma y eficiente. Pero supone también la creación de oportunidades de conexión dentro de la empresa que pueden acabar resultando en el compartir conocimiento que de la otra forma habría seguido aislado en departamentos. En empresas pequeñas en las que todo el mundo se ve todos los días, el buscador de personas no tiene demasiado sentido pero sigue siendo necesario que las personas sientan que preguntar a los compañeros es algo completamente normal.

2. Gestor de enlaces

Día tras día, las personas buscan y encuentran información en la web que les ayuda a hacer su trabajo. Si en la empresa disponemos de un repositorio donde guardar y etiquetar los enlaces que en algún momento a alguien le sirvieron a tomar una decisión o resolver un problema técnico, facilitamos que ese mismo problema sea resuelto de una forma más rápida la próxima vez. Al mismo tiempo estamos construyendo un corpus de conocimiento muy específico para nuestra empresa.

3. Lector RSS

El lector RSS o lector de feeds es un aliado imprescindible de cualquier persona que trabaja con información (¿y quién no lo hace hoy en día?) puesto que permite tomar el control del flujo de información que recibimos. Tener la capacidad de recibir solo la información que realmente necesitamos para el trabajo en un único sitio y sin tener que ir a buscarla, por lo general suele ser vista como algo valioso para trabajar mejor. El lector RSS combina muy bien con el gestor de enlaces, pues si éste genera una fuente RSS de los enlaces guardados, los trabajadores pueden suscribirse a dicha fuente y recibir en su lector personal los enlaces guardados por cualquier persona de su grupo de trabajo.

4. Foro

Los foros son la viva demostración de que la web era social mucho antes de que se le empezara a añadir el adjetivo 2.0. En el mundo de la empresa, esta herramienta se puede utilizar como soporte del servicio de atención al cliente, para apoyar la construcción de comunidades verticales y ¡también para articular la conversación y los debates internos! Si usted tiene la sensación de que en su empresa se envían demasiados e-mails internos, es probable que tenga sentido llevar parte de la conversación en los e-mails al foro interno. Será más fácil seguir el debate, es más transparente en cuanto a la atribución y reconocimiento de los aportes (por tanto habrá más incentivos para aportar) y también es más usable si se quiere localizar y releer una conversación que ocurrió en el pasado. Ni que decir tiene que expresarse y leer a otros en el foro interno supone un aprendizaje personalizado que puede ayudar a conseguir los objetivos de la empresa mejor que cualquier curso de formación.

5. Gestor compartido de documentos y tareas

Para terminar, las herramientas que facilitan la coordinación de tareas, el seguimiento del tiempo y la edición colaborativa de documentos también ayudan a trabajar de una forma más efectiva haciendo más felices a los empleados. Pero además, también facilitan (1) la reflexión sobre el propio trabajo ya que todo lo que uno pone por escrito requiere reflexión previa, (2) la evaluación de si el tiempo empleado en determinadas tareas realmente tiene retorno en forma de resultados conseguidos y (3) la obtención de conocimiento sobre cómo trabajan lo demás para poder emularlos y mejorar el desempeño propio.

Estas han sido las cinco herramientas que recomiendo para facilitar que las personas que forman un equipo de trabajo aprendan de forma continua justo lo que necesitan aprender para conseguir los resultados que han de conseguir. ¿Tiene usted experiencia con alguna? ¿Recomendaría alguna más? Por favor, compártalo en los comentarios.

 Imagen: @TechCrunch, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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