¿Qué requiere una gran empresa para ser exitosa en comunicación y educación virtual?

Yo soy consultor en estrategias de Tecnología e Internet y tengo la oportunidad de trabajar con clientes de múltiples países. Por ejemplo, he trabajado con muchos clientes de Colombia y Estados Unidos, de hecho, muchos de los de este país son colombianos o de origen latino. Desde hace mucho me ha llamado la atención a una gran diferencia que existe, de forma general, entre el consumidor colombiano (y latinoamericano) y el de Estados Unidos: su amor o resistencia a las reuniones virtuales.

Es usual que el cliente colombiano prefiera hacer las reuniones de forma presencial que de forma virtual. Incluso conocí a un cliente, relativamente joven, que prefería hacer reuniones físicas, así implicara pagar constantemente viáticos, que hacerlas por Internet. Sin embargo en Estados Unidos, los clientes que he tratado usualmente no tienen mayor inconveniente de hacer reuniones de esta manera.

Esta situación tiene muchas justificaciones, como las grandes distancias que hay que recorrer en la mayoría de ciudades estadunidenses y sus altos costos asociados, la buena infraestructura tecnológica de este país y la cultura, entre otros. Pero más allá de esto, pienso que la tecnología de reuniones virtuales y otras tecnologías virtuales, como la de educación, pueden ayudar a las grandes empresas, pero hay unas características que deben darse y es de lo que hablaré a continuación.

El éxito de la comunicación y educación virtual no se puede limitar a las herramientas

Muchas de las empresas que han ingresado al mundo de la virtualización de comunicación y educación, usualmente se limitan a comprar herramientas que le sirva para esto. Por ejemplo, suelen contratar herramientas, muchas de primer nivel y costosas, otras más económicas pero igualmente buenas, como son Citrix, Cisco, Skype y más. Sin embargo esta es la visión técnica y puede que la herramienta sea un total éxito, un fracaso o incluso que pase desapercibida.

Una de las grandes barreras que yo he encontrado con mis clientes colombianos, es que piensan que no se pueden hacer las mismas cosas en una reunión física que en una virtual. Este es un argumento muy válido, pero herramientas de primer nivel como las de Cisco, reducen esta brecha y permiten que se realicen reuniones muy efectivas dónde se ven múltiples videos, se comparten tableros, presentaciones de computador y más. Claro, esta es una herramienta muy costosa en la actualidad, que pocas empresas en nuestro entorno poseen, pero que ayuda a refutar este argumento.

El tema verdaderamente es cómo la empresa va a empoderar a sus empleados con estas herramientas y acoplarlas a las tecnologías, riesgos, culturas y demás elementos de la organización. Y esto es algo que sucede usualmente con la adquisición de tecnologías en las empresas. Por ejemplo, cuando llegó el correo electrónico hace varias décadas a las empresas, tuvo su amplio número de detractores que preferían las comunicaciones impresas, ya que pocas empresas hicieron este análisis. Sin embargo esto poco a poco el correo electrónico se fue acoplando a las empresas y los detractores fueron perdiendo argumentos.

En la comunicación y educación virtual el tema es más complejo, pues no es un “estándar” (puede no ser la palabra correcta, pero espero el lector entiendo a qué me refiero) como se convirtió el correo electrónico. Así que la otra alternativa, es de forma análoga demostrar a los empleados las ventajas de estas tecnologías.

El Costo/Beneficio de estas herramientas

Antes hablaba de unas herramientas de primer nivel que comercializan empresas como Cisco, que puede costar varios miles de dólares. Pero en el otro extremo hay herramientas muy económicas, incluso gratuitas, que aunque puede no ser tan buenas como las más avanzadas, son bien interesantes y funcionan perfecto para la mayoría de empresas.

En mi caso particular y aunque pienso que ha perdido calidad desde que fue adquirido por Microsoft, Skype es mi principal opción para hacer videoconferencias con clientes en diferentes países del mundo. En ocasiones utilizo otras opciones como Hangouts de Google o GoToMeeting, esta última paga, pero no es muy costosa.

Con los clientes que entienden la importancia de estas herramientas, definitivamente tanto ellos como yo, lo hacemos porque vemos un alto costo/beneficio en la misma. Claramente la experiencia de hacerlo en vivo vs. hacerlo online no es la misma y se sacrifican algunas cosas, pero se ahorran costos de viajes, tiempos muertos y más. Es decir, desde un punto de vista empresarial y de negocios, es una excelente inversión.

No he hablado mucho de sistemas de educación, pero la idea es la misma. Siempre y cuando la empresa y sus empleados entiendan que el tema no solo es de la herramienta, sino de cómo le sacamos provecho, obtenemos ahorros, entre otros, esta podrá ser una excelente alternativa.

Imagen @ukCWCS, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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