5 cosas que las empresas deben tener en cuenta al implementar una política BYOD [Te Interesa Conocer]

En la realidad en la que vivimos, en la cual cada vez más personas, de todos los estratos socioeconómicos, diferentes niveles de educación y trabajos, usan dispositivos inteligentes y conectados a Internet, las empresas tienen en esta situación una gran oportunidad. Desde hace varios años se ha impuesto una tendencia en la cual las empresas permiten que sus empleados lleven a sus puestos de trabajo sus propios dispositivos, como computadores portátiles, Tablets y celulares y utilicen estos para trabajar.

La movilidad de los dispositivos, lo relativamente fácil que es encontrar conexiones de alta velocidad a Internet y la vida agitada de muchas ciudades, han hecho que esta tendencia, conocido por sus siglas en inglés como BYOD (Bring Your Own Device, en español Trae Tu Propio Dispositivo), despegue. Esta es una política que puede tener grandes beneficios, pero también varios problemas asociados, razones por la cual escribo este artículo, abordando 5 elementos que deben tomar en cuenta empresas al implementar esta política.

Antes de entrar en materia, solo quiero recalcar que tan solo 3 años atrás, había estudios que decían que estas prácticas en América Latina no habían despegado. Sin embargo, estudios más recientes refutan esto, e incluso muestran que América Latina es una de las regiones que está impulsando esta tendencia.

1. Defina Políticas de Uso

La primera gran recomendación para implementar una política de BYOD, es como su nombre lo dice, crear una verdadera política para su uso. Entre otros, la política debe incluir elementos sobre qué es aceptable y qué no. Por ejemplo, si es permitido el uso de computadores portátiles, pero no el de celulares inteligentes.

Adicionalmente, se puede analizar si este tema es opcional, si hay otros beneficios para los empleados que la utilicen (por ejemplo, la empresa podría subsidiar el equipo del empleado) y demás.

Los siguientes 4 elementos deben ser parte de esta política, pero vale la pena abordarlos por aparte.

2. Políticas se Seguridad

Según múltiples estudios, el elemento más crítico que las empresas piensan sobre implementar la política BYOD, está relacionada con la seguridad. Un estudio de Kaspersky en América Latina, señala que esta era la mayor preocupación del 60% de los empresarios. Y es que este es un tema clave, pues en un dispositivo portátil ajeno a los equipos de la empresa, por medio del cual se podría robar información, introducir un virus y más.

Crear políticas se seguridad, como que los equipos cuenten con programas de seguridad actualizados, como Antivirus y Firewalls, puede ser un primer paso. De la misma forma, que los equipos cuenten con aprobación del equipo técnico de la empresa, así como una revisión cada cierto tiempo.

Adicionalmente, la empresa está llamada a implementar en sus redes controles adicionales, incluyendo nuevos equipos de seguridad (Firewalls, Routers y otros), revisión y mejora de las políticas sobre los accesos a los datos.

3. Aplicaciones y Compatibilidad

Para que la implementación del BYOD sea un verdadero éxito, es vital que la empresa cuente con aplicativos que puedan ser utilizados desde diferentes dispositivos. Puede que la empresa establezca ciertos criterios técnicos, como solo usar dispositivos de escritorio o computadores portátiles, con ciertas características. Sin embargo, permitir una gama más amplia de dispositivos, puede ser beneficioso.

Como existen tantas marcas y alternativas, la empresa debe analizar qué le funciona y qué no. Por ejemplo, proveer soluciones basadas en navegadores web, tanto para computadores como para móviles, podría ser una excelente opción. Además, esto reduce costos de instalación y mantenimiento.

Una buena idea es analizar el mercado y los dispositivos que utilizan los empleados, algo que puede cambiar con el tiempo, para establecer esta política.

4. Costos de Implementación y Mantenimiento

Una de las grandes ventajas de la política BYOD, es que la empresa con el tiempo podrá empezar a ahorrar grandes sumas de dinero en la adquisición y mantenimiento de equipos de cómputo, principalmente computadores portátiles y de escritorio. Claro, el BYOD también tiene un costo asociado, y consiste entre otros, en la preparación de la red, capacitar a los empleados y más.

En términos generales, esta política puede traer grandes ahorros a largo plazo, aunque inicialmente pueda que los costos de implementación sean altos. La invitación es a analizar los costos de implementación y mantenimiento, para ver si es conveniente. También se recomienda analizar otros elementos que no son netamente financieros, pero que pueden tener efectos positivos, como la calidad de vida de los empleados.

5. Mezclando el BYOD con el Teletrabajo

Las ciudades agitadas, con su tráfico, tiempo perdido, grandes distancias y más, ha llevado a que el teletrabajo se vuelva una importante tendencia. En este, la idea es que las personas trabajen desde su hogar, tiempo completo o algunos días a la semana o el mes. Los requerimientos usualmente son tener en el hogar de los empleados un computador, una conexión a Internet y un teléfono fijo y/o celular.

Si al teletrabajo se le suma la idea de BYOD, estamos logrando algo genial a un costo bajo. En este caso, el empleado con sus dispositivos, de manera fácil y eficiente podría trabajar en las instalaciones de la empresa, en su hogar e incluso en trabajo de campo (o en una cafetería o lugar público, según las políticas de seguridad que adopte la empresa).

El BYOD será una gran opción para las empresas, pero nuevamente, se debe partir de unas políticas serias y un análisis de costos. Analice si su empresa está lista para dar este salto y si no lo está, cree una ruta para poder aplicarlo.

Imagen @kev-shine, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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