Aprendizaje colaborativo para formación empresarial en herramientas digitales

Hoy en día, las organizaciones deben aprender constantemente nuevas herramientas digitales para seguir competitivas, y la formación empresarial es clave.

En una encuesta de Deloitte, el 84% de los CEO opinó que la capacitación empresarial es de suma importancia. Bajo este contexto, el aprendizaje colaborativo es uno de los métodos de formación empresarial más eficientes.

Esto es porque favorece el trabajo en equipo y el alto desempeño de todos los colaboradores. Basado en ella, la empresa debe seguir estos pasos para planificar exitosamente un lanzamiento de nuevas herramientas:

1.     Formación empresarial para reducir la incertidumbre

Días antes del lanzamiento, la empresa debe enviar información sobre la herramienta.

Explicar al empleado en qué consiste, cuáles serán los beneficios, etcétera, le ayudará a reducir la incertidumbre. También le facilitará el proceso de adopción, ya que tendrá información general del proyecto.

Para lo anterior, la organización debe elaborar un plan de comunicación que incluya:

  • La información que será transmitida en cada mensaje
  • Quién será la persona o área que la enviará
  • Quién será el destinatario
  • Fecha en que deberá ser publicado o enviado

Para elaborar el plan, aquí se encuentran algunos formatos que pueden ser de utilidad.

2.   Formación empresarial para la familiarización con la herramienta

También, antes de implementar la herramienta, la empresa debe organizar la formación empresarial a manera de cursos colaborativos. Estos pueden ser en un salón de reuniones o de manera virtual.

El objetivo de la formación empresarial es que la gente se vaya familiarizando con la herramienta. Para formar los grupos, los encargados pueden lanzar una convocatoria para solicitar participantes. También los pueden crear según las habilidades e intereses de cada empleado o hacer una mezcla de ambos.

Lo recomendable es que estén formados por gente de diferentes niveles y áreas de la empresa. Además, los grupos deben incluir personas con gran influencia sobre el personal, así si ellos comienzan a usar la herramienta, el resto los seguirá.

El curso puede iniciar con información general de la herramienta para después realizar ejercicios. Para resolverlos, los participantes deberán trabajar en equipo.

Al hacerlo, lograrán construir, descubrir y ampliar su conocimiento al explicarse unos a otros, pues es una forma de poner en práctica lo aprendido.

Un ejemplo es el estudio de Newmann y Thompson, donde encontraron que aquellos que emplearon el aprendizaje colaborativo aumentaron 68% su rendimiento en comparación de los que siguieron un método tradicional. 

Además “el progreso individual ocurre cuando se trabaja en grupos en tareas experimentales controladas” (Díaz Alcántara, 2006).

La duración de estos cursos debe ser breve. Entre 8 a 16 horas es lo ideal.

3.     Formación empresarial para favorecer la interacción como refuerzo educativo

Para difundir la herramienta, la organización debe utilizar medios de comunicación que favorezcan la interacción, lo cual reforzará la formación empresarial.

“La riqueza de la experiencia educativa está relacionada con el grado de interacción”. (Díaz Alcántara, 2006).

Por ejemplo, después de que la empresa publique varios mensajes en redes sociales, puede terminar con una trivia premiando al ganador.

No solo deben usarse medios digitales (email, sitio web), puede haber una mezcla con los tradicionales.

El secreto es usar los canales más populares y eficientes.

4.     Formación empresarial para tener todo en un solo lugar

Más que tener documentos sobre la herramienta, es más importante su facilidad de ser ubicados. Por ello, es muy beneficioso tener todos los materiales sobre la herramienta en un solo lugar. Por ejemplo, se puede crear una sección en la Intranet.

En este lugar el usuario podrá encontrar desde manuales de uso, preguntas frecuentes, hasta contactos o teléfono de ayuda. Así, en el momento en que el usuario tenga alguna duda o problema, podrá acudir a este lugar.

Un ejemplo es el proyecto @prende que llevó a cabo una red de Universidades en México, cuyo objetivo fue usar a las tecnologías de la información (TIC) en el proceso educativo.

Como parte de él desarrollaron una intranet para poder realizar foros de discusión en tiempo real, enviar y recibir correos electrónicos con otros miembros del equipo, consultar documentos sobre el proyecto, recibir noticias sobre temas de interés, etc.

El resultado fue que los profesores perdieron el miedo a usar las TIC en sus cursos y hasta otras universidades lo están implementando.

5.     Evaluar la formación empresarial para identificar los resultados

Crear procesos de aprendizaje colectivo no es fácil, pues implica salir del método tradicional de formación empresarial y desarrollar nuevas habilidades.

Por eso es importante que al final se revisen los resultados del lanzamiento, ya sea realizando una encuesta a los mismos empleados donde mencionen qué tan frecuente han utilizado la nueva herramienta y qué tan familiarizados se sienten con ella; o consultar el reporte de la misma herramienta para saber cuántas personas la han usado.

De esta manera se identificará el grado de éxito de la formación empresarial y se harán los ajustes necesarios.

En consecuencia, la próxima vez que la empresa lance una herramienta, será más eficiente y mejorará los resultados.

La formación empresarial es uno de los modelos que apoya a las organizaciones a mantenerse competitivas, ya que mantiene actualizados a sus empleados y los ayuda a adaptarse a los cambios constantes que presenta el entorno.

Por eso cuando se trata de lanzar nuevas herramientas tecnológicas, la formación empresarial aporta valor a la empresa.

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