Cómo emplear la gestión del conocimiento para mejorar la eficiencia

Ante la exigencia constante por ser cada vez mejores, las empresas emplean la gestión del conocimiento para ser más competitivas.

El big data y otras nuevas tecnologías han ayudado a los negocios a recolectar grandes volúmenes de información. Estos, combinados con la experiencia y analizados bajo un contexto son considerados conocimiento y pueden ayudar en la toma de decisiones. Además, al usarse junto a herramientas educativas digitales, pueden potencializar los resultados de la compañía.

Saber administrar, organizar y conservar ese conocimiento es parte de la gestión del conocimiento.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

Es un modelo que busca crear, trasferir y utilizar el conocimiento de los empleados de una manera más eficiente. Esto permite que, con el paso del tiempo, las empresas vayan perfeccionando sus métodos y mejorando sus resultados.

Usos de la gestión del conocimiento en la empresa

En la toma de decisiones

La gestión del conocimiento ofrece información relevante en el momento indicado. Lo cual es la base para tomar una buena decisión.

Un ejemplo es el caso del Consejo Ejecutivo Corporativo de GE. Este organismo ayuda a que los empleados cuenten con datos veraces, eliminando el ruido, para mejorar su toma de decisiones. Según la revista Forbes, el tráfico de datos está formado por 14 líderes distinguidos de la empresa, los cuales se reúnen de manera periódica. Durante las sesiones,»comparte mejores prácticas y el progreso de la empresa, así como experiencias tanto exitosas como de fracasos».

En la administración de proyectos

 La gestión del conocimiento proporciona el conocimiento adecuado a las personas en el momento indicado. En consecuencia, se tiene mayor control sobre el proyecto y se reduce el nivel de incertidumbre.

En la generación de propuestas

 Con la gestión del conocimiento se puede recolectar toda la información que disponga la empresa sobre el cliente (propuestas anteriores, contactos previos), así como identificar a los empleados más capacitados para participar en el proyecto.

Por ejemplo, si una empresa dedicada al bitcoin decide implementar la gestión del conocimiento, deberá contar con un repositorio donde pueda almacenar toda la información sobre monedas electrónicas, dinero virtual,  así como una lista de criptomonedas existentes. De esta manera, cuando algún cliente que maneje dinero digital y pida una propuesta, será fácil recolectar el conocimiento que se tenga al respecto.



7 mecanismos indispensables para la gestión del conocimiento

Son diversos los mecanismos que pueden emplearse en la gestión del conocimiento. Sin embargo, es imprescindible contar con los siguientes:

  • Repositorio de información. Es una pieza fundamental en la gestión del conocimiento, ya que contiene todos los materiales que se consideran conocimiento. Está compuesto por listas estructuradas y bases de datos que permiten que los documentos y archivos sean almacenados, consultados y buscados.
  • Espacios de colaboración en equipo. Son sitios digitales que le permiten a los usuarios compartir y acceder a diferentes materiales (documentos, archivos, minutas, ideas, etc.). Este método fortalece la capacidad del equipo de generar espacios de conocimiento colaborativo.
  • Reuniones a distancia. Ya sea juntas virtuales o videoconferencias, en la gestión de conocimiento es necesario que los participantes puedan reunirse regularmente para reforzar la participación. Al emplear herramientas digitales no importa que se encuentren en distintas ubicaciones o incluso trabajen de manera remota.
  • Foros de discusión. Permiten que se discuta o comente sobre un tema en específico. Pueden ser en línea y permitir la publicación de archivos, dar respuestas a los comentarios e incluso colocar archivos. Además, conservan un historial de los argumentos presentados para que sea fácil seguir la discusión.
  • Wikis. Son sitios donde los usuarios agregan, eliminan o modifican contenido; de esta manera, se crea un espacio compartido donde todos participan. Un ejemplo es Wikipedia.
  • Máquinas de búsqueda. Permiten que los sitios, documentos, archivos, listas, etc. puedan ser buscados. Puede realizarse al ingresar una palabra o por tema.
  • e-Learning. El aprendizaje es una de las actividades básicas de la gestión del conocimiento. Por ello es importante contar con herramientas que permitan que los usuarios puedan asimilar la información generada.

Beneficios de la gestión del conocimiento para los empleados

  • Facilita la búsqueda de recursos e información relevante.
  • Evita la duplicidad de tareas.
  • Permite compartir información, ideas y experiencias.

Para terminar, la gestión del conocimiento es la manera en que las grandes empresas pueden asimilar el conocimiento. De esta manera, podrán evolucionar y desarrollar actividades cada vez más complejas y con mejores resultados.

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