Wikis: una fórmula para el crecimiento colaborativo en grandes empresas

La columna vertebral de toda exitosa empresa, así como los cimientos de cada gran institución, son las ideas; pero no las ideas únicas, solitarias, más bien las ideas puestas en conjunto, compartidas, planteadas y retroalimentadas, unas tras otras empalmadas y ejecutadas, construyendo proyectos estructurados.

Construcción colaborativa

Nuestro negocio depende de la colaboración, de la colaboración no planeada” comenta Steve Jobs refiriéndose al trabajo interno de una de sus más exitosas visiones, Pixar Studios; organización que se sostiene abriendo espacios transdisciplinares propicios para el trabajo colaborativo.

La construcción colaborativa es sin lugar a dudas un músculo a ejercitar en cada organización, y la tecnología se convierte entonces en el gimnasio perfecto para hacerlo.

Uno de las plataformas más usadas a nivel mundial para dicho propósito son las wikis. Escenarios virtuales de construcción cooperativa donde cada integrante, indiscriminadamente, aporta conocimiento, comparte contenidos, retroalimenta los contenidos de otros, propone tareas y soluciones a problemas, agenda actividades y, vincula archivos multimediáticos y páginas web (en un válido uso del hipertexto); generando, en muchas ocasiones una dinámica organizacional muy productiva, enmarcada en el: “quién hace qué para cuándo”, lo que en el mundo TIC se conoce como The 3 W’s (who does what by when).

Sony Corporation utiliza esta fórmula colaborativa para calcular la acogida que tendrán sus innovadores y competitivos productos.

Debido a la gigantesca industria que maneja, Sony necesita experimentar y ensayar infinidad de veces cada desarrollo tecnológico antes de sacar al mercado la versión final. Es así como esta empresa multinacional japonesa, utiliza las wikis entre los propios trabajadores, para identificar falencias y proponer modificaciones, por ejemplo, en las diversas versiones del Play Station a distribuir.

Una wiki para cada propósito: ¿En qué formas puedo utilizar mis wikis?

Las wikis inicialmente mostraron su fuerte en el escenario educativo pero fácilmente se posicionaron para apoyar los procesos organizacionales internos y los objetivos comerciales externos de las empresas.

Las wikis internas crean una comunicación horizontal entre los trabajadores y los diferentes departamentos o divisiones para el desarrollo de un proyecto; las externas posibilitan lo que las corporaciones denominan un Brainstorming, en este caso wikis conformadas por los propios clientes y diseñadas para facilitar lluvia de ideas que ayudarán a mejorar productos de la compañía, como es el caso del Ideastorm imlementado por Dell.

El potencial de esta gran herramienta es en ocasiones subestimado. Los claros casos de éxito muestran el vigor de este tipo de construcción, donde la información no proviene de una sola dirección, sino que por el contrario, al no existir ninguna fuerza absoluta de conocimiento, todos los integrantes son llamados a aportar y abanderados de sus opiniones y saberes.

IBM creó Developerswork, una wiki pensada no solo para ayudar a los clientes con información técnica de los productos, sino también para que ellos mismos (como usuarios registrados) pudieran contribuir creando contenidos en esta plataforma editable.

Bimbo, por ejemplo, creo Wikirecuerdos.

Al detectar que una parte significativa de sus consumidores eran adultos desarrolló una wiki donde los clientes pudieran rememorar “aspectos lúdicos, culturales o de consumo de su infancia” logrando fortalecer el mercado de los pastelitos infantiles.

Autodesk (Industria de la animación y el modelado 3D), por su lado, direccionó esta plataforma hacia artistas y profesionales en medios, en el que se comparten diversos recursos como tutoriales, artículos, ejercicios y hasta descargas desde su wiki Area.

Por último, Taxalmanac, se lanzó al ruedo con una propuesta de wiki inusual, dirigida a asesores fiscales para compartir conocimientos en materia de impuestos.

Así pues, éstas y muchas otras corporaciones utilizan ventajosamente las wikis externas para fortalecer sus negocios; pero un ejercicio todavía más interesante se da con las wikis que apoyan internamente a las grandes corporaciones, pues es una dinámica con mayor sentido en cuanto al trabajo en equipo y a la construcción colaborativa o Comunidades de Práctica Virtual, como lo denomina Etienne Wenger (teórico de la educación).

¿Cómo benefician a mi empresa las wikis internas?

 Sin importar el sector o el lineamiento empresarial, los usos que más dan las compañías a estas wikis se enmarcan en:

-Ejecutar virtualmente proyectos que intervienen profesionales de distintas secciones y países. Dejando a un lado el constante y enredado sistema de enviar y recibir correos electrónicos, con sus respuestas colectivas y problemas de agenda.

-Mantener la información sobre un producto o servicio de una empresa siempre actualizada.

-Lograr flujo y nutrición de información compartida y descentralizada desde todos los niveles jerárquicos de la institución.

-Ayudar a los nuevos trabajadores de una organización, quienes pueden consultar el funcionamiento de la empresa, y adelantarse en el reconocimiento de lo que se está produciendo y ejecutando en el momento.

Poner a prueba los productos o servicios que se tienen por salir al mercado. Para este fin se puede crear una wiki ad hoc (wiki personalizada o específica) en la cual los empleados son los primeros en probar, opinar y proponer ajustes.

-Permitir más efectividad en el área de Atención al Cliente, donde cada trabajador puede categorizar los problemas desde la wiki y compartir las soluciones, además de adjuntar archivos si aplica. Estos contenidos podrían trasladarse al web side corporativo como preguntas FAQ.

Compartir novedades y tendencias propias del mercado o de los servicios de la empresa. Los trabajadores pueden subir noticias, estudios, investigaciones, nuevas versiones o demás contenidos relacionados, que sirven para mantenerse actualizados y competitivos en el campo corporativo que manejan.

Finalmente, no podemos pasar por alto las posibilidades que abren las wikis internas a un escenario con una proyección demandante y de mucho auge hoy en día, debido a sus ventajas económicas y hasta ambientales, y a su dinámica de trabajo no presencial (virtual), el teletrabajo, que gran impacto está ocasionando en Colombia por estos días y en los últimos años. Pues cabe mencionar que el teletrabajo (trabajo a distancia) se encuentra formalmente definido en nuestro país bajo la ley 1221 de 2008, que es usado actualmente por más de 47 mil personas y que cuenta con el constante seguimiento de eventos como el Congreso Internacional de Tecnología ANDICOM o el Teleworkweek, encabezados por el Ministerio de las TIC y recientemente realizados en Cartagena y Medellín respectivamente durante el mes de septiembre.

A usar Wikis

Entonces no son “cosa menor” las ventajas y posibilidades que nos ofrecen las wikis. Éstas se llevan usando desde hace muchos años y han dado resultados interdisciplinariamente, en organizaciones y empresas de diferentes lineamientos; Nokia, Accenture, Motorola, Intel (Intelpedia), Sony, Xerox, Disney, Microsoft, Yahoo, Amazon, son gigantescas multinacionales prueba de ello, sin mencionar la wiki interna de Google (Goowiki) que ya tiene miles de usuarios registrados y cerca de 100.000 páginas.

De por sí, en Silicon Valley, el “Hollywood de las nuevas tecnologías”, donde se alojan muchas de las mayores corporaciones de tecnología del mundo y miles de pequeñas organizaciones en formación, ya es norma para las empresas el uso de las wikis.

¿Quieren comenzar a usarlas ustedes también?, aquí tenemos algunas sencillas y flexibles para iniciar: PBworks, Wikispaces, MediaWiki, TWiki, WikiMatrix, Social Text y, para quienes ya están familiarizados con Word Press, la Wiki Pro.

Imagen: @AmandaMills, distribuida con licencia Creative Commons CC-BY 2.0

 

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