Pasos para realizar una planeación estratégica con éxito

La planeación estratégica proporciona la ruta para guiar a una empresa hasta llegar a donde se encuentra y a donde quiere estar. Los hitos se expresan en términos específicos, como objetivos cuantificables que miden si está avanzando según lo planeado. Y si no, hasta qué punto se ha salido del camino.

La planificación estratégica es diferente a la planificación de negocios. Requiere retirarse de sus operaciones diarias y articular hacia dónde se dirige un negocio; estableciendo metas, objetivos y prioridades a largo plazo para el futuro.

Importancia de la planeación estratégica

La planeación estratégica es necesaria para determinar la dirección de una organización. Enfoca los esfuerzos y asegura que todos en el negocio trabajen hacia un objetivo común. En efecto, el proceso de desarrollo de un plan ayuda al gerente y al equipo a retroceder y examinar dónde están, a dónde quieren ir y cómo llegar allí.

En ausencia de un plan, el trabajo se realiza día a día. Pero a menudo carece de un sentido de propósito y prioridad. Un buen plan estratégico está en la capacidad de ser completado por cualquier gerente. Brindando así un propósito y dirección a largo plazo y planes operativos tácticos.

¿Qué pasos se deben seguir para realizarla?

  • Darle tiempo a la planificación

Sentarse una o dos veces al trimestre no es suficiente para implementar una planeación estratégica. Un plan estratégico necesita ser revisado por lo menos una vez a la semana. Por lo tanto, la alta gerencia de la organización debe asignar específicamente tiempo para sentarse y discutir el plan estratégico de la organización. Así se revisa si la organización está en el camino correcto.

El momento en que se celebran estas reuniones depende de la profundidad de la organización. Las organizaciones más pequeñas necesitan mantenerlo en un nivel más bajo. Pero las organizaciones más grandes, pueden necesitar reuniones más frecuentes dentro de su plan estratégico.

  • Realizar la declaración de la visión

Una declaración de visión es una declaración de su aspiración. Este debe dictar dónde se quiere estar en el futuro; que generalmente se define como los próximos tres a cinco años, pero podría ser más. Una visión debe establecer la dirección general de la unidad y el equipo; y debe ser audaz e inspiradora. Además describe el qué y el porqué de todo lo que se hace.

  • Revisar el estado de la misión

Mientras que una visión describe dónde se quiere estar en el futuro, una declaración de misión describe lo que se hace hoy. A menudo describe lo que se hace, para quién y cómo. Enfocarse en la misión cada día debería permitirle alcanzar su visión. Una declaración de misión podría ampliar sus opciones dentro de su planeación estratégica o restringirlas.

  • Escribir las metas y objetivos

También llamado análisis de alcance o FODA. Esta es una de las herramientas más utilizadas. Identifica las fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas relacionadas con una situación, un contexto, un programa o una campaña determinados. En tanto que las fuerzas y debilidades tienden a centrarse en cuestiones internas. La experiencia adquirida, el análisis de las oportunidades y amenazas se ocupa de aspectos externos y está orientado hacia el futuro.

Los objetivos establecen la agenda, son amplios y de naturaleza global. Por lo que es importante escribir de dos a cinco objetivos que den acción a su misión/visión. Estos seguramente tardarán algunos años en lograrse. Luego, desarrollar metas para lograr cada objetivo. Las metas deben ser medibles, cuantificables y apoyar sus objetivos. Piense en lograrlos en un plazo de un año.

Las metas efectivas deben indicar qué tipo de desempeño se debe lograr, cuándo y por quién. Asegúrese de que tanto sus metas como sus objetivos se basen en sus puntos fuertes. Recuerde que su planeación estratégica debe reforzar sus debilidades, aprovechar sus oportunidades y reconocer sus amenazas.

  • Hacer un perfil de sus clientes

Si quiere que una empresa pase de ser exitosa a ser muy rentable, se necesita satisfacer las necesidades de los clientes. Mucho más allá que sus competidores. Es importante desarrollar el perfil del cliente respondiendo: ¿Cuáles son las necesidades, motivaciones y características de nuestros clientes?, ¿cómo proporcionamos un valor único a nuestros clientes?, ¿qué debemos mejorar para aumentar nuestra base de clientes?

  • Evaluar los recursos

Una vez completadas las metas y objetivos, es momento de hacer una evaluación de recursos. Uno de los mayores obstáculos para la planeación estratégica son el tiempo y el dinero. Como con cualquier negocio, los presupuestos nunca son lo suficientemente grandes como para hacer todo lo que quiere hacer. Por lo que es importante dar prioridad a los objetivos clave preguntando: ¿La implementación de las metas tienen sentido desde el punto de vista financiero?, ¿dispone de los recursos necesarios para llevar a cabo su plan?

  • Ser creativo

No se deje abrumar por lo que ya está planeado o por lo que ya debería estar sucediendo. Piense fuera de la caja para refrescar su negocio y llevarlo a nuevos destinos. Puede suceder que mientras se sienta a revisar frecuentemente su plan estratégico, se encuentre con un fenómeno que antes no había sido advertido por usted.

Por lo que se debe considerar creativamente tales anomalías y al mismo tiempo proponer formas únicas y creativas de abordarlas durante el tiempo de planeación estratégica. Este tiempo no es para analizar el pasado ni para predecir el futuro. Es para la creatividad y la proyección cuidadosa. También para tomar riesgos calculados.

  • Salir de la rutina

Añadiendo algo al punto anterior. Después de meses de reuniones, puede ocurrir que se esté incurriendo en la misma vieja rutina del plan estratégico. Usted necesita salir de ese trabajo rutinario y esforzarse por el mejoramiento de la organización en todo momento.

Si los objetivos son fácilmente alcanzables, entonces el plan estratégico no es lo suficientemente alto como para desafiarlos. Al mismo tiempo, el plan no debería ser muy duro. Así, de vez en cuando, el deber es revisar el plan estratégico según la necesidad de la organización. De esta manera se podrá salir de la rutina y no limitarse a seguir e implementar un plan escrito en el papel.

  • Revisar el plan y cuando se termine, revisarlo de nuevo

Esto no ha terminado. Nunca se acaba. Para asegurar que el plan funciona como se diseñó, se deben realizar revisiones formales del proceso. En ellas se debe contemplar reformarlo cuantas veces sea necesario. Por ejemplo, al menos una vez en el trimestre.

  • Actuar según lo planeado

Este es un cuarto y último problema al que se enfrentan los pequeños empresarios e incluso algunas organizaciones grandes. Debido al letargo o a la burocracia, usted  no actúa de acuerdo con sus planes. Su plan puede ser lograr un crecimiento del 50 % en este año, pero los pasos que se tomen pueden limitarlo a alcanzar el 20 % solamente. Por lo tanto, existe una enorme brecha en la implementación. Es necesario identificar esta brecha en la planeación estratégica. Ignorar estos vacíos causará el fracaso.

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