Contabilidad y finanzas: 8 consejos para una gestión eficiente

Generar beneficios es el objetivo de la mayoría de las grandes empresas; para lograrlo es necesario que conozcan cuál es su situación económica y la del entorno. La contabilidad y las finanzas proveen información valiosa para este propósito, ya que permiten llevar un control del flujo de dinero, el cual es la variable más importante para cualquier empresa.

La contabilidad ayuda a tener control de las finanzas, a tomar decisiones inteligentes, y ofrece datos sobre el uso del dinero, el patrimonio y los resultados de la gestión; esta información es útil para directores, empleados y terceras partes, como accionistas, gobierno, entidades bancarias y proveedores.

Sin embargo, pese a su importancia, algunos CEO siguen considerando la contabilidad como un asunto de contadores. Como consecuencia, el mal manejo de las finanzas se ha convertido en la principal causa de fracaso de las empresas: de acuerdo con un estudio del Instituto The Failure, entre las causas financieras del fracaso de las empresas en Colombia, tenemos:

  • Pobre generación de ingresos propios: 21 %.
  • Problemas para acceder a préstamos: 18 %.
  • Mal manejo de las cobranzas: 15 %.
  • Deudas con proveedores: 13 %.

Para ayudar a prevenir estas amenazas, se presentan 8 tips para que los datos de administración y finanzas le ayuden a tomar buenas decisiones.

8 tips para que la contabilidad y las finanzas funcionen de manera adecuada

1. Contar con un sistema contable adecuado

Para tener éxito en el desempeño de las funciones de contabilidad y finanzas, es importante contar con personal profesional especializado, en especial para los asuntos contables, que requieren los servicios de contadores; además, es necesario el uso de software que permita disponer de la información de manera oportuna. Un buen software debe ser fácil de manejar, estar actualizado en cuanto a la legislación vigente y contar con soporte técnico.

2. Controlar el flujo de caja

Hay que conocer y comprender cómo se genera el dinero en la empresa, ya que si se gasta más de lo que se recibe, se tendrá un flujo de caja negativo; esto dificultará las operaciones normales de la empresa y obligará a solicitar financiamiento. Así, identificar las causas es el primer paso, luego se deben implementar correctivos, como incrementar las ventas, mejorar la gestión de cobranza y reducir gastos.

3. Optimizar los inventarios

Las grandes empresas saben que no pueden descuidar la gestión de inventario: el gigante Walmart lo hizo y en 2013 anunció pérdidas por 3.000 millones de dólares. Cuando no hay una buena gestión de los inventarios, se afecta toda la cadena de distribución: los costos de almacenaje son altos, hay pérdidas de productos y las quejas de los clientes se multiplican. Una solución es contar con un buen programa y tecnología para su gestión.

4. Prestar atención a las cuentas por cobrar

En algunas ocasiones, las empresas toman decisiones sin tener en cuenta la relación entre contabilidad y finanzas; por ejemplo, asumen compromisos en función de los niveles de venta sin tomar en consideración las cuentas por cobrar; el resultado suele ser catastrófico y puede llevar a la quiebra. Una gestión eficiente de las cuentas por cobrar se caracteriza por cuidar la gestión de pagos del cliente a lo largo del proceso, anticipar el riesgo y proveer información clave para la toma de decisiones.

5. Gestionar el endeudamiento en la contabilidad y finanzas

Los responsables del área de contabilidad y finanzas deben estar conscientes del costo del dinero en los mercados financieros. Considerar el impacto del pago de intereses es clave para decidir sobre la inversión y la financiación de las operaciones; de este modo, solo se debe recurrir al endeudamiento cuando es necesario. Por otra parte, se debe evitar la acumulación de cuentas por pagar que puedan afectar la gestión comercial.

6. Realizar análisis financieros

Un aspecto de vital importancia para la contabilidad y las finanzas es el análisis financiero, es decir, interpretar los resultados de las transacciones en un periodo determinado. Para ello el analista financiero se basa en una serie de indicadores, como rentabilidad, rotación de inventario, liquidez y prueba de ácido. Estos indicadores ayudan a los administradores de las empresas a identificar los focos de los problemas y a buscar las alternativas.

7. Preparar reportes financieros útiles para la toma de decisiones

El área de contabilidad y finanzas produce 4 reportes financieros básicos: el estado de flujo de efectivo, el estado de situación financiera, el estado de utilidad y el balance general. Esta información debe servir para preparar otros reportes que aportan mayor detalle a los accionistas e inversionistas, como los reportes sobre inversiones, adquisiciones y emisiones de valores.

8. Considerar el asesoramiento financiero

A medida que una empresa crece, el manejo de sus finanzas se hace más complejo: la necesidad de realizar inversiones o conseguir financiamiento convierten en una prioridad el asesoramiento financiero; por eso, se hace necesario para la empresa contar con personal que conozca el funcionamiento de los mercados. Una alternativa es solicitar los servicios de asesores profesionales.

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