Gestión de proyectos: herramientas y software que le servirán

La planificación es la anticipación de actividades, pero también de riesgos. Es por ello que resulta vital hacerlo de manera organizada. Los procesos de gestión y de organización son inestimables. En este sentido, la gestión de proyectos resulta el medio ideal para alcanzar el éxito.

La gestión de proyectos puede ser definida como la disciplina para utilizar los principios, procedimientos y políticas establecidos para guiar con éxito un proyecto desde su concepción hasta su finalización. Se espera que la administración de procesos guíe todos los elementos de manera efectiva y eficiente, de principio a fin, con el objetivo ideal de entregar el resultado a tiempo y dentro del presupuesto.

Entre sus beneficios más significativos, el principal radica en el apoyo para la administración de proyectos de manera eficaz. Otras bondades son:

  1. Mejora las posibilidades de lograr los objetivos.
  2. Prioriza los recursos del negocio y asegura su uso eficiente.
  3. Mejora la productividad y la calidad del trabajo.
  4. Fomenta las comunicaciones constantes entre el personal, los proveedores y los clientes.
  5. Mitiga los riesgos de un proyecto fallido.
  6. Brinda una ventaja competitiva y tiene impacto en la rentabilidad financiera.

Enfoques de Gestión de Proyectos

Hay diversas metodologías que los gerentes de proyecto pueden emplear para entregar un proyecto exitoso (Gómez y otros, s/f). Diferentes metodologías incluyen:

  • Agile: una metodología utilizada para la velocidad y la flexibilidad, que presenta ciclos de entrega cortos.
  • Critical Chain Project Management (CCPM): un enfoque que se centra en el uso de los recursos, en lugar de en los plazos.
  • Método de ruta crítica (CPM): una técnica de gestión de proyectos que va paso a paso.
  • PRINCE2: originado y todavía manejado por el gobierno del Reino Unido para gestionar proyectos, este enfoque ha sido administrado por la
    industria privada en diversos países.
  • Híbrido: en este caso es frecuente incorporar otros marcos y metodologías empresariales. Por ejemplo, puede ser adoptado Six Sigma, que está
    diseñado para eliminar el desperdicio y mejorar los procesos. La metodología Agile emplea Scrum, un proceso de administración en
    pequeños bloques, en el que cada paso es mejorado para continuar con el siguiente.

Fases de la Gestión de Proyectos

Según el Instituto de gestión de proyectos, las etapas estándar son:

1. Fase de Iniciación del Proyecto

Los líderes del proyecto y otras partes interesadas importantes deben decidir diligentemente si se comprometen o no con un proyecto. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, se realizan estudios de factibilidad.

2. Fase de Planificación del Proyecto

Algunas de las actividades importantes que marcan esta fase en la gestión de proyectos son:

  • Elaboración de cronograma
  • Construcción de Gráficos de Hitos
  • Elaboración de Gráficos de Gantt
  • Estimación
  • Reserva de recursos
  • Definición de fechas de planificación
  • Definición de modos de comunicación con los interesados en función de los hitos, los plazos y las entregas importantes.

En este paso se diseña un plan para gestionar los riesgos identificados y los no identificados, ya que esto puede afectar varios aspectos del proyecto en el futuro cercano.

3. Fase de Ejecución de la gestión del proyecto

Se desarrolla y se completa un entregable del proyecto, que se adhiere a un plan trazado. Muchas tareas durante esta fase capturan indicadores en la gestión de proyectos a través de actividades tales como reuniones de estado y actualizaciones de estado de proyectos. Además, involucra la organización por procesos, con responsabilidades delimitadas.

4. Fase de Monitoreo y Control del Proyecto

Acontece simultáneamente con la fase de ejecución. Mide el desempeño y la progresión del proyecto de acuerdo con el plan establecido. El cálculo de los indicadores clave de rendimiento para el costo y el tiempo son muy importantes aquí.

5. Fase de Cierre de la gestión del proyecto

Incluye una serie de tareas importantes como entregar el producto, liberar recursos, recompensar y reconocer a los miembros del equipo. También
comprende la terminación formal de los contratistas en caso de que estuvieran empleados en el proyecto.



Softwares de apoyo de la gestión de proyectos

Los softwares para gestión de proyectos apoyan a los gerentes y equipos de proyectos para completar los requisitos del cliente. Con ellos se pueden
administrar las restricciones de tiempo, presupuesto y alcance. Algunos de los más notables tienen como características comunes:

  • Administración de tareas
  • Colaboración en equipo
  • Gestión de materiales
  • Integración de correo electrónico
  • Gestión de documentos

Algunos trabajan en línea, mediante la nube; otros son fijos, y sólo podrán visualizarse en un lugar definido. Entre los más conocidos se tienen:

  • Project Management de Office
  • Jira
  • ProWorkflow
  • Colmena
  • Zoho Projects

La gestión de proyectos aporta un enfoque único en función de los objetivos, recursos y calendarios de cada proyecto. Tras esta afirmación, es vital que las grandes empresas decidan el enfoque y el software que mejor se adapten a sus necesidades y a los logros por alcanzar.

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