Gestión por procesos: soluciones tecnológicas que la integran

Como gerentes de negocios, se espera que aceptemos y gestionemos el cambio, de tal manera que se transforman elementos para que nuestros negocios crezcan. La gestión por procesos puede desempeñar un papel importante en este sentido. Y esto es especialmente cierto en TI, ya que a menudo los cambios más notables son el resultado de una mejor gestión de la calidad a raíz de cambios en tecnología. Estos a su vez producen mejoras en la forma de trabajar de las personas.

Los departamentos de TI se enfrentan tanto a la gestión del cambio como a la mejora de la productividad. Muchos pasos en la gestión por procesos forman parte de los cambios que la gerencia quiere adoptar y que se prestan para aumentar su productividad. Entre ellos podemos encontrar:

  • Incorporación/exclusión y traslado de empleados
  • Garantizar el acceso a aplicaciones y recursos
  • Suministrar un proceso de aprobación seguro para el trámite de las solicitudes
  • Coordinar las solicitudes entre departamentos, instalaciones, vendedores y proveedores
  • Pedido y suministro de software, hardware y equipos
  • Enajenación de activos
  • Mantenimiento y acceso a la información para las auditorías

¿Qué papel puede desempeñar el uso de software en la gestión por procesos?

Las compañías reportan una optimización del 75 % en el ingreso de datos, y se consideran 50 % más rápidas en la toma de decisiones. Todo esto gracias a la implementación de herramientas digitales. Muchas de estas aplicaciones tienen como base un mapa de procesos. Por lo general no requieren de conocimientos de programación. Basta con saber exactamente cómo quiere ejecutarse la tarea por desempeñar.

¿Qué clases de herramientas de gestión estrátegica puede encontrar según su funcionalidad?

 Las soluciones de software para la gestión por procesos están diseñadas para ayudar a las empresas a optimizar cada labor empresarial. Todo esto logrando una máxima eficiencia y productividad.

Herramientas de diagramación de procesos visuales

Lo más importante que hay que considerar cuando se piensa en el software de gestión por procesos es el diagrama de flujo de procesos. En ellos se construye un completo mapa de todo, incluyendo el manejo de rechazos y excepciones en cada etapa. De esta manera el usuario sabe cómo debe ejecutarse un proceso cada vez. De la misma forma, los sistemas de gestión estratégicos pueden ofrecerle la mejor manera de estructurar su ruta hacia procesos claves.

Diseñador de formularios de arrastrar y soltar

Un proceso sin datos es como un tren sin pasajeros. La mayoría de los sistemas BPM utilizan un formulario como una forma de capturar y editar datos a lo largo del proceso.

Control de acceso basado en roles dentro de la gestión por procesos

Si los datos en sus formularios y campos son sensibles, se requiere un sistema BMP que proteja la información más importante. La mayoría de las herramientas BPM ofrecen algún tipo de control de acceso en el formulario basado en roles. De esta manera se da acceso a una sección específica a todo un grupo o a una persona. Todo esto sin tener que introducir sus nombres.

Soporte Mobile

Los procesos de negocios son cada vez más móviles y sus usuarios prefieren las aplicaciones multiplataforma. Esto se debe a que su smartphone es su principal herramienta.

Informes y análisis en la gestión por procesos

Los informes deben ser completamente sencillos para cualquier sistema BMP. También deben ser potentes y personalizables.

¿Qué tipos de software BMP existen?

Ya hemos visto qué herramientas de Business Process Management se pueden usar para mejorar la experiencia de monitorear negocios basados en procesos para el beneficio de una organización. Para tal efecto existen tres tipos básicos de marcos de trabajo o frameworks BPM que sirven como elementos de entrada a la herramienta:

  • Marcos horizontales: se ocupan del diseño y desarrollo de los procesos de negocio. Por lo general, se centran en la tecnología y la reutilización.
  • Marcos verticales de BPM: esto se centra en conjuntos específicos de tareas coordinadas, utilizando plantillas preconstruidas que pueden desplegarse y configurarse fácilmente.
  • Suites BPM de servicio completas: tienen cinco componentes básicos, descubrimiento de procesos y alcance del proyecto; modelado y diseño de procesos; motor de reglas de negocio; motor de flujo de trabajo; simulación y pruebas.

A medida que los líderes de empresas experimentan una creciente presión para mejorar los procesos de negocios y la satisfacción de los clientes, descubren en el software BPM su mejor aliado. La transparencia y agilidad que brinda un sistema BPM bien implementado es capaz de crear un mapa de procesos que les ayuda a las organizaciones a monitorear sus acciones. A partir de ahí se realizan los cambios necesarios para maximizar la productividad y la rentabilidad. De esta manera la gestión por procesos se alinea cada acción con sus objetivos de negocio.

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