Inventario permanente: qué es y cómo se beneficia una empresa

Para que una empresa tenga una buena relación con sus clientes y proveedores, es necesario que cuente con un buen sistema de inventario, que la provea de información exacta y oportuna sobre los productos en existencia. Hoy gracias a la tecnología esto es posible, y las pymes pueden beneficiarse de un sistema de inventario permanente. ¿Cuáles son sus ventajas?

Muchas Pymes acostumbran a llevar sus inventarios en hojas de Excel; esta es la causa principal de que se cometan muchos errores y se pierda dinero. En un estudio realizado por Stephen Powell de la Tuck Business School de Dartmouth College se encontró que  en 15 libros se encontraron 117 errores, entre los cuales algunos ocasionaron pérdidas entre los 4 y los 110 millones de dólares.

Un sistema de inventario permanente es un método eficiente que permite un control constante de toda la mercancía que ingresa y sale de una empresa. Se basa en el uso de programas computarizados que facilitan el seguimiento en tiempo real; además, se puede adaptar con facilidad a los procesos logísticos de las pequeñas y medianas empresas.

A continuación, se presenta una guía para conocer qué es un inventario permanente y cuál es su utilidad para las empresas

¿Qué es un sistema de inventario permanente?

Es un método para la gestión del inventario que registra en tiempo real todo lo que ingresa y sale del inventario. Para eso se apoya en el uso de softwares, dispositivos e infraestructura de comunicaciones. Este ofrece una visión detallada del movimiento del inventario a lo largo de toda la cadena de suministro; además, refleja de forma automática el cambio en el nivel de inventario, lo cual facilita la toma de decisiones relacionadas con la gestión comercial y de producción.



¿Cuáles son sus características?

  • Sistema de contabilidad. El sistema de inventario permanente actualiza de manera automática los libros contables. Los escáneres en los puntos de venta actualizan el inventario después de cada compra o venta;  además, el sistema puede ser programado para que registre en las cuentas correspondientes el monto que corresponde a la retención en la fuente, el costo de venta, etc.
  • Conteo físico. Las verificaciones del inventario se hacen varias veces al año, pero no como mecanismo para determinar el saldo del inventario, sino con el objeto de detectar pérdidas y robos que son las causas más frecuentes que explican las diferencias entre el inventario en libro y el real.
  • Valuación. La cuenta de costo de venta se actualiza de forma continua. Como el costo de la mercancía que se vende suele ser diferente, se suelen usar diferentes métodos de valuación para determinar el costo de la mercancía.

 ¿Cómo funciona?

Por lo general, las empresas suelen tener cajas registradoras electrónicas que están conectadas al sistema de inventario. Así, cuando se realiza una operación, las cajas registradoras actualizan de manera automática los inventarios.

En los comercios al detalle se puede observar cómo pasan los artículos por una ventana de cristal con luz roja, que registra la instante la cantidad y el costo; este es un ejemplo de un sistema de inventario permanente.

Con el inventario en los puntos de venta, la transacción en la caja actualiza toda la información (compras, inventarios y ventas); además, el software actualiza el estado de todos los almacenes, brindando información en tiempo real a los clientes y empleados.

Diferencias entre el sistema de inventario permanente y el sistema de inventarios periódico

El sistema de inventario permanente tiene algunas ventajas sobre el sistema de inventarios periódico:

  • El sistema de inventario permanente se basa en el uso de dispositivos y softwares que permiten tener el control de los inventarios en tiempo real, mientras que el sistema de inventarios periódico requiere mayor empleo de personas y de tiempo para actualizar la información, por lo general al inicio y al final del ejercicio.
  • El objeto del conteo físico en el método periódico es determinar el saldo del inventario y costo de las mercancías; en el inventario permanente, el objetivo es detectar las diferencias debido a que la actualización de los saldos es constante.
  • Los reportes del inventario permanente se pueden leer en línea, mientras en el sistema periódico hay que paralizar las operaciones para hacer el corte.

Herramientas tecnológicas para el sistema de inventario permanente

Algunas de las herramientas tecnológicas que se usan con frecuencia en el sistema de inventario permanente son:

  • Códigos de barras. Se usan para registrar y recoger información de todos los elementos del inventario; por lo general, se combinan con escáneres de códigos de barra, lo que aumenta su eficiencia.
  • Softwares de gestión de inventarios: Permiten construir una base de datos que facilita la toma de decisiones; pueden emitir una gran diversidad de informes útiles para la gestión en general.
  • Sistema de alerta de restock: De acuerdo con los parámetros que se establezcan, producirán un recordatorio para recolocar cierto producto.

El sistema de inventario permanente es el mejor método para mantener actualizada la información de sus existencias. Ahora que conoce sus ventajas ¿cuál será su próximo paso?

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