Inventarios: 6 tips para manejarlos de manera eficiente

La gestión de inventario es un aspecto clave para el éxito de una empresa, pues a través de él se puede mantener un nivel adecuado de productos para satisfacer la demanda sin incurrir en costos adicionales de almacenamiento o en pérdidas. Sin embargo, pocas empresas están conformes con sus formas de procesos de control de inventarios. ¿Cómo administrarlos de manera efectiva?

Un buen sistema de gestión de existencias debe ser capaz de responder a los siguientes objetivos: dar la ubicación en tiempo real del inventario, actualizar los movimientos e incluir un plan para ordenar y mantener el nivel óptimo de existencias.

Amazon es un ejemplo de cómo gestionar de manera eficiente los  inventarios ¿cómo hace este gigante del e-commerce para reducir el tiempo entre el clip de una compra y la entrega? Algunas de sus estrategias son:

  • Cuenta con 175 centros logísticos o almacenes en todo el mundo.
  • Dispone de 100.000 unidades robot.
  • Utiliza un sistema de almacenamiento aleatorio.
  • Tiene un software para determinar las rutas óptimas para desplazarse dentro de los centros de distribución.

No cabe duda de que el éxito en la gestión de inventario de Amazon ha sido la incorporación de los avances tecnológicos y la automatización en los procesos de logística; por un lado, esto les ha permitido disminuir los tiempos de entrega y satisfacer la demanda de los clientes; por el otro, los empleados se han beneficiado de trabajar en ambientes seguros y de alta eficiencia.

¿Qué otras recomendaciones se pueden implementar para hacer más efectivo el sistema de gestión de inventarios? A continuación, le presentamos algunos para administrar con eficiencia y eficacia los inventarios.

6 consejos para administrar de manera efectiva los inventarios

1. Verificar todas las entradas de stock hacia el almacén

 Una gestión efectiva del stock  requiere un registro cuidadoso de todos los tipos de inventarios que ingresan y salen de la empresa. El proceso empieza con el registro detallado de los inventarios iniciales y continúa con el registro de las compras.

Cuando se reciben pedidos, es necesario contar con procedimientos estándar que aseguren que lo que se registra es lo que se recibe. Realizar un adecuado control perceptivo es clave para tomar decisiones basadas en los saldos de existencias.

2.  Clasificar y establecer las prioridades en la gestión del inventario

Para administrar con eficiencia las existencias es necesario clasificar el stock de acuerdo con su naturaleza e importancia, por ejemplo, los inventarios de productos terminados tienen mayor liquidez que los inventarios de productos en proceso de fabricación; en este caso, tiene sentido que la gestión de ambos tipos de inventarios sea diferente.

El método de análisis ABC, permite establecer cuáles son las prioridades para asignar recursos a los inventarios; por lo general, el 80 % de los ingresos los genera el 20 % de los inventarios, por esa razón, se debe identificar y priorizar este inventario.

3. Identificación detallada para el rastreo del inventario

La identificación de los productos debe ser detallada. La información debe incluir datos como tamaños de lote, cantidad de inventarios, costo de adquisición, proveedor, fecha de caducidad y datos de código de barra. Esto facilitará la toma de decisiones respecto al inventario como, por ejemplo, su reposición. Si la empresa ha establecido un sistema de inventario permanente el proceso de gestión será más eficiente; una buena ficha de kardex ofrecerá información útil para empleados y clientes.

4. Calcular máximos, mínimos y puntos de reorden de los inventarios

Determinar qué cantidad de inventario es necesaria para satisfacer la demanda, es decir, calcular cuál es el nivel de stock mínimo y máximo de existencia en almacén y establecer los puntos de reabastecimiento. Para lograrlo, es necesario que se conozca cuáles son los ciclos de la demanda, sobre todo en el caso de empresas que comercializan productos estacionales (navidad, vacaciones o inicio del año escolar). Para optimizar el flujo de efectivo es necesario ajustar los niveles de inventarios según la demanda sea alta o baja.

5. Audite su inventario

El inventario es la cuenta más importante del activo circulante; es mediante su realización que se genera el efectivo y las cuentas por cobrar. Por lo tanto, deben efectuarse revisiones periódicas y auditorías para verificar la corrección y veracidad de los saldos contables. Sin importar la tecnología que se tenga, es necesario el conteo para cotejar los saldos con el inventario físico; las discrepancias entre los saldos contables y las mercancías en almacén suelen ocurrir por robos y fraudes.

6. Invierta en tecnología de gestión de inventario

Una gestión efectiva de las existencias es clave para el éxito comercial. Para lograrlo, es necesario contar con procedimientos sencillos y un buen respaldo tecnológico. Si ya se cuenta con procedimientos claros, entonces lo más importante para incrementar la eficiencia es invertir en tecnologías; por ejemplo softwares, dispositivos de rastreo, escáneres para la lectura de códigos de barra, cajas registradoras para el manejo de inventarios permanente.

En conclusión, la gestión de los inventarios es un factor clave para el éxito empresarial: influye en los costos de comercialización y en la rentabilidad financiera. Para lograr una buena administración de la existencia, es necesario implementar las mejores prácticas contables e incorporar tecnología.

 

 

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