El correo electrónico empresarial: ¿para qué sirve?

No es solamente un elemento de identidad, el correo electrónico empresarial tiene varias funciones. Brinda una vía de comunicación rápida, controlada y eficiente, además de que, si está bien configurado, puede simplificar procesos.

En esta época, en la cual el teletrabajo ha cobrado fuerza, un correo electrónico corporativo ayuda a unificar. Y no sólo se habla de empleados que laboran desde su casa, sino de ejecutivos que deben realizar sus funciones diarias desde un dispositivo móvil en cuartos de hotel, o de compañías que tienen sedes en varias ciudades.



¿Qué es el correo electrónico empresarial?

Es un error visualizar al correo electrónico empresarial únicamente como un sistema emisor y receptor de mensajes. En realidad, se trata de una herramienta de productividad.

En una esfera primaria, el correo empresarial genera confianza. Una dirección de correo electrónico con el nombre de la empresa hace que los mensajes sean identificados con mayor rapidez, lo que refuerza también el marketing referencial. Por otro lado, cuando se usan terminaciones como @gmail, @yahoo u otras comerciales, hay un mensaje implícito de falta de interés o de presupuesto para obtener un nombre de dominio propio. Otro riesgo es que resulta más fácil que los correos comerciales terminen en el spam.

La estructura básica de dichos correos es de todos conocida, [email protected], y hay dos elementos que se necesitan para implementarlo:

  • Tener un dominio propio: es la marca en Internet de una empresa y la vía por la que se accede a su sitio web. Si se quiere reforzar la identidad, se pueden elegir terminaciones que dan referencia del rubro de la compañía, por ejemplo .travel o .org. Hay otras que informan su posición geográfica, como el .co para Colombia.
  • Tener un hosting propio: es alquilar un espacio en un servidor para almacenar los archivos y los datos del sitio web.

Tanto el nombre de dominio como el hosting son servicios que se rentan temporalmente, por lo que hay que tener cuidado con los tiempos de expiración; si no, existe el riesgo de que los correos corporativos se pierdan.

¿Quiénes ofrecen servicio de correo electrónico?

El servicio de correo electrónico empresarial se contrata desde varias plataformas. Los proveedores de correo más confiables son:

  • Office 365: es diseñado por Microsoft, y sus servicios de correo ofrecen una capacidad de almacenamiento de 50 GB. Permite utilizar todas las herramientas de Office como Word, Excel y OneNote, además de OneDrive, un servicio de nube para guardar copias de seguridad.
  • G Suite: es el servicio operado por Google. También ofrece chat y videollamadas, y entrega al cliente de correo planes de almacenamiento desde 30 GB y resguardo en la nube.
  • ProtonMail: fue creado por el Consejo Europeo para la Investigación Nuclear, con base en Suecia. Sus servidores de correo están enfocadísimos en la seguridad y los mensajes se envían cifrados de extremo a extremo, permitiendo incluso incorporar código CSS.
  • Zoho: es una plataforma orientada al trabajo colaborativo en línea, por lo que, además de correo, tiene un software con calendario, gestor de tareas y mensajería instantánea. Ha integrado los mejores elementos de redes sociales al correo, tales como etiquetado de personas y posibilidad de compartir carpetas fácilmente.

Lea también: Correo electrónico corporativo: consejos clave para impulsar esta herramienta


¿Cuáles son los beneficios del correo electrónico corporativo?

Como ya se había mencionado, el correo electrónico empresarial es una herramienta que refuerza la identidad de la empresa, pero su funcionalidad va más allá.

Los servidores de correo de pago mejoran la gestión en general, y permiten crear listas o grupos de trabajo que hacen más eficiente la comunicación entre colegas. Es muy importante saber que para realizar campañas de e-mail marketing es necesario contar con un servicio de correo electrónico empresarial.

Los correos electrónicos son una de las puertas de acceso más comunes para los virus en los servidores de la empresa. Las plataformas de pago generalmente están dotadas con programas antivirus y filtros antispam, y muchas veces disponen de herramientas para registrar la entrada y
la salida de los mensajes, por lo tanto, permiten saber cuáles fueron los correos rechazados, devueltos o fallidos, lo que cobra importancia en compañías que utilizan el e-mail dentro de sus técnicas de venta.

Debido a la penetración de la banda ancha, la empresa actual puede llegar a tener más visibilidad a través de Internet que con un espacio físico. Es por ello que los directivos deben poner especial atención a la huella digital corporativa, para la cual un correo electrónico empresarial constituye
parte fundamental de la estrategia.

 

 

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