Herramientas ofimáticas: ¿Cuáles son las más necesarias?

Los negocios procuran constantemente en la optimización de sus procesos. Por tal motivo, la tecnología constantemente se actualiza para brindar herramientas ofimáticas que conlleven a la mejora de procesos.

¿Qué son herramientas ofimáticas?

Comprende todo lo relativo a organización de flujos de trabajo en los negocios mediante el apoyo del ordenador. En estos casos, representan un apoyo para las empresas mediante variadas aplicaciones y paquetes de software. Igualmente se tiene una visión de reingeniería de procesos con el propósito de agilizarlos. (Menéndez-Barzanallana, 2015)

Entre sus principales aplicaciones se encuentran diversos sistemas:

  • Productividad personal.
  • Procesadores de texto.
  • Hojas de cálculo.
  • Bases de datos.
  • Gráficos.
  • Gestores de correo electrónico.

Herramientas ofimáticas de trabajo individual

Brindan a las empresas, herramientas que facilitan las funciones de los empleados a nivel individual. Esto se traduce en el trabajo autónomo para la facilitación de tareas frecuentes. A continuación, las más populares:

1. Procesadores de texto

Es la herramienta más empleada en los negocios. A través de su ordenador se emplean los diversos procesadores como una máquina de escribir. Su propósito principal es la generación de documentos escritos.

Para las empresas en general, es muy útil en caso de requerir hacer una carta, un fax, un informe, etc. Se encuentran variadas herramientas que permiten también el diseño de páginas web, organigramas, incorporación de imágenes, entre otros.

Algunos de los procesadores de texto más comunes son: Word, writer, block de notas, Opendocument, entre otros.

Una innovación de Microsoft es una solución basada en la nube a través de MS Word 365. Los documentos se crean y almacenan en línea, lo que hace que los datos sean accesibles para todos los empleados. Esto acelera el proceso de entrega y colaboración para los dueños de negocios. Word 365 faculta a los trabajadores remotos, lo que facilita el trabajo colaborativo en cualquier proyecto dado.

2. Hoja de cálculo

Esta herramienta ofimática está relacionada directamente con quienes están interesados en números, cálculos, gráficos, etc. De modo que el paquete brinda algunos beneficios como organización de matrices de celdas y de relaciones matemáticas. Entre sus funciones básicas, presenta:

  • Enunciación de fórmulas matemáticas.
  • Realización de simulaciones de escenarios de negocios, ya sea proyecciones de ventas, procesos, entre otros.
  • Creación de base de datos, gráficos y documentos de facturas.
  • Conciliación de las cuentas bancarias.

Mediante esta utilidad, se puede controlar el ingreso y egreso de las operaciones. De igual forma generarían presupuestos, indicadores de gestión y gráficos para visualizar cómo va el negocio.

3. Presentaciones

Por lo general, son programas fáciles de usar. Son herramientas ofimáticas poderosas para presentarse ante clientes o proveedores. Hace que la presentación más interesante mediante el uso de multimedia que ayudará a mejorar el enfoque de la audiencia. Permite usar imágenes, audio y video para tener un mayor impacto visual.

Estas señales visuales y de audio también evita la improvisación y se convierte en interactivo con la audiencia. Las diapositivas son completamente personalizables para adaptarse a sus necesidades. Dependiendo del enfoque, es posible que tenga un gran volumen de texto, una imagen pesada o alguna combinación de ambos. Entre las más conocidas, se encuentran a Power Point, Prezi y Open Office.

Herramientas ofimáticas de trabajo colaborativo

Mediante estos sistemas, los miembros de un equipo de trabajo, podrán compartir información valiosa y trabajar colaborativamente. Para tal fin, se requiere de una infraestructura tecnológica adecuada con el fin de lograr una plataforma eficiente. Algunas de estas herramientas ofimáticas son:

1. Correo electrónico

El correo electrónico es un método importante de comunicación comercial. Se caracteriza por ser rápido, económico, accesible y fácil de replicar. El uso del correo electrónico puede beneficiar enormemente a las empresas. Ya que proporciona formas eficientes y efectivas de transmitir todo tipo de datos electrónicos.

2. Google Drive

Almacenar documentos para facilitar la colaboración ha sido un poco difícil para los equipos que trabajan juntos en un proyecto. En este caso, Google Drive es una suite de oficina basada en la nube de Google. Drive incluye elementos similares a Microsoft office para convertirlo a trabajo colaborativo:

  • Procesador de textos (Google Docs).
  • Hojas de cálculo (Google Sheets).
  • Programa de presentación (Google Slides).
  • Creador de formularios (Google Forms).

3. Teleconferencias

Implica el uso de la tecnología digital para celebrar conferencias que intercambian voz digital y/o información escrita. Se realiza en sistemas informáticos o para comunicar procesadores de texto conectados entre sí en una red. Es útil para reunir a personas de oficinas remotas geográficamente y que desean trabajar en proyectos conjuntos.

Finalmente, las herramientas ofimáticas presentan una variedad de opciones para adaptarse a casi todas las funciones organizacionales. A fines de minimizar costos de procesamiento y almacenamiento, se espera que sigan evolucionando en todas las organizaciones.

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