¿Qué es automatización y cómo utilizarla en su negocio?

En la actualidad es imprescindible comprender qué es automatización y por qué se perfila como una de las herramientas más importantes a nivel corporativo, pues es un hecho que las tecnologías, hoy por hoy, juegan un papel determinante en el entorno empresarial.

La automatización alude al uso de dispositivos electrónicos controlados por computadora para optimizar los procesos; además, busca maximizar la eficiencia y la fiabilidad y reducir los costos. En muchos casos, la automatización reemplaza las funciones humanas de los empleados.

Según la Consultoría McKinsey Global Institute, entre 400 y 800 millones de empleados se verán afectados por la automatización industrial. Por lo que tendrán que encontrar una nueva ocupación para 2030. Lo anterior confirma los avances indetenibles de la tecnología empresarial.

Por otra parte, para comprender qué es automatización es necesario tener en cuenta su versatilidad, ya que puede ser beneficiosa para cualquier industria; así, es habitual en la fabricación, el transporte, las operaciones de las instalaciones y los servicios públicos. También es usada en procesos de integración, instalación, adquisición, mantenimiento e incluso marketing y ventas.

Beneficios de la automatización

Una vez definido qué es automatización, se hace preciso indicar sus beneficios para los negocios. Los más relevantes son:

  1. Eficiencia mejorada. La automatización de los procesos de negocio permite eliminar pasos innecesarios.
  2. Mejor control del proceso. Mejora de la gestión de los procesos de negocio mediante la estandarización de los métodos de trabajo y la disponibilidad de pistas de auditoría.
  3. Mejor servicio al cliente. La consistencia en los procesos hace que aumente la proyección de la demanda de los clientes.
  4.  Flexibilidad. El control de aplicaciones automatizadas sobre los procesos reflejará paulatinamente las necesidades cambiantes del negocio.
  5. Procedimientos mejorados. Los procedimientos se documentan formalmente y requieren una ejecución exacta. Ello garantiza el rendimiento según lo planificado.

Complementando lo anterior, un informe de McKinsey indica las siguientes tendencias que explican qué es automatización y cómo benefician a las empresas:

  • De 2.000 actividades laborales (en 800 profesiones), un 45 % podría ser automatizado. Algunas de estas tareas podrían ser el procesamiento de transacciones de ventas, la demostración de las características del producto y la respuesta a las preguntas del producto.
  • El 60 % de las ocupaciones ahorraría hasta un 30 % del tiempo con la automatización; esto incluiría la revisión y aprobación de documentos, la generación de oportunidades de ventas y el procesamiento de documentos grandes.
  • Casi un 20 % del tiempo es invertido en trabajos que podrían automatizarse. Las tareas automatizables comprenden la revisión de informes de Estado, la preparación de asignaciones de personal y el análisis de datos operativos.

¿Cómo funciona la automatización en las empresas?

Cabe resaltar que cuando se decide automatizar procesos es necesario hacer altas inversiones; por ello, es importante no tomar a la ligera esta decisión. Además, es necesario pensar detalladamente qué se quiere lograr. A continuación, se presentan algunos consejos al respecto:

1. Definir un proceso inicial para automatizar

Es fundamental escoger la actividad indicada que será automatizada. Las que más se adecuan son tareas repetitivas, lentas y fáciles de manejar. Si es una empresa pequeña, pudiera iniciar por automatizar correos, softwares, gestionar redes sociales, etc.

2. Elegir las herramientas de automatización

Conocidos los procesos que el negocio requiere automatizar, se elegirán las herramientas acordes a las tareas y a los recursos existentes. Tal como se dijo en el punto anterior, todo dependerá de la urgencia que se tenga en el negocio y de los recursos disponibles.

3. Establecer objetivos de automatización

Antes de aplicar cualquier implementación de automatización, es importante asegurarse de definir los objetivos. Hay que asegurar que estos sean medibles y específicos para visualizar el impacto de su cumplimiento. En este sentido, se establecerán indicadores de control para cada periodo de tiempo definido.

4. Controlar los resultados y mejorar los procesos

El monitoreo constante de las automatizaciones ejecutadas permitirá identificar las oportunidades de mejora; esta función refinará los procesos que se han automatizado. A largo plazo, esto redundará en el incremento de la rentabilidad financiera del negocio.

5. Implementar una cultura de automatización

Automatizar un negocio no debe ser una moda. Es importante implantar la cultura de que siempre todo proceso puede ser mejorado. Esta mentalidad tiene que ver con la eficiencia y el aprovechamiento al máximo los recursos para la concreción de resultados positivos.

Es fundamental ser consciente de lo qué es automatización y qué significa para el mundo empresarial y su supervivencia. Lagios (2018) explica que esta acción incrementa la productividad empresarial. En conclusión, una vez identificadas las tareas repetitivas y lentas, habrá más tiempo para centrarse en el cliente, la innovación de productos o nuevas tecnologías.

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