¿Qué es intranet y cómo implementarla en su negocio?

Mantenerse comunicado en la organización de forma interna debe procurarse constantemente; además, el trabajo colaborativo debe ser sustentado por medios tecnológicos e informáticos adecuados a demandas empresariales. En consecuencia, las redes internas facilitan esta misión, por lo que muchas empresas deberían implementarlas, por eso es necesario saber qué es Intranet y por qué se convierte en una herramienta que mejora la comunicación interna y externa dentro de las empresas.

Definición de Intranet

Intranet es una red conectada a una LAN corporativa o una red de área amplia (WAN), está protegida por los firewalls de la empresa y utiliza tecnologías de internet. Esta se desarrolla utilizando el mismo protocolo TCP/IP que Internet y funciona como plataforma privada con acceso limitado. Sintetizando este término, podría afirmarse que la Intranet es:

  • Una colección de recursos a los que solo los usuarios internos tienen acceso.
  • La red privada de una empresa, similar a Internet, pero solo para uso interno, es decir, no es accesible al público.
  • Los usuarios de la Intranet pueden intercambiar correos electrónicos, enviar archivos, navegar por páginas web y conectarse a cualquier otra computadora.
  • Frecuentemente son separadas de Internet mediante un firewall.
  • Es un sistema de gestión empleado especialmente para la administración de proyectos, para proporcionar información a los empleados, distribuir datos e información, y para la comunicación interna.

Inicios de Intranet

La primera vez que se escuchó qué es Intranet fue en 1995. con el Dr. Steven Tellen. En esa oportunidad, el Dr. Steven Tellen hacía referencia  a un sitio web interno más que a una red; no obstante, ya se manejaban términos propios como servidores, routers y sistemas operativos, entre otros.

Para ese entonces, los proveedores tecnológicos ofrecían soluciones integradas como sitio web interno, correo electrónico y otras particularidades propias. El propósito era incrementar la productividad de los empleados,  mediante un acceso más sencillo a los documentos, una circulación más rápida y una comunicación más efectiva.

Progresivamente, se ha ido afinando el concepto en beneficio de la productividad comunicacional interna; para 2004, el surgimiento de la web y el fortalecimiento de las redes sociales causaron efectos positivos en los portales corporativos. Términos como Empresa 2.0, Intranet 2.0, espacios colaborativos y digital workplace reafirman el avance de esta red en beneficio de las empresas y de su transformación digital.

 Beneficios

Un dato relevante mostrado por Sanz (2018) refiere que un empleado, en promedio, invierte aproximadamente el 30 % de su tiempo en la búsqueda de información. Ello conduce a pensar que este tiempo de ocio representa un costo para la compañía. En consecuencia, al pensar qué es Intranet, también se deben conocer sus múltiples beneficios:

  1. Intercambio de recursos y trabajo colaborativo. Las redes permiten que la información y los recursos se compartan dentro de una organización completa. El servidor asume el rol de un centro de almacenamiento central. Los insumos necesarios están disponibles para cualquier otra persona que los necesite.
  2. Almacenamiento central de datos y copias de seguridad centralizadas.  Las redes son la plataforma donde los datos se resguardan de forma centralizada, ya sea en un servidor o de forma remota. Lo anterior proporciona copias de seguridad confiables.
  3. Gestión de aplicaciones. Intranet optimiza la capacidad de administrar el software y las aplicaciones manejadas por la organización; además, la posibilidad de estandarizar la versión y los tipos de aplicaciones asegurará la compatibilidad del sistema para todos.
  4. Control de información mejorado. En este aspecto hay confiabilidad en el control y la seguridad de la información interna. Este monitoreo implica conocer:
  • Dónde está la información.
  • Cuál es la versión más actual y correcta.
  • Qué datos están disponibles para los usuarios.

Consejos para su implementación

  • Es certero pensar en un equipo de proyecto; dichas personas serán responsables de la selección del software más adecuado y de indagar sobre los proveedores. También debe desarrollarse un papel de liderazgo en la elaboración de un mapa del sitio inicial, así como en la configuración del contenido, la funcionalidad y el diseño.
  • Claridad en metas y objetivos. Es fundamental definir propósitos alcanzables al conocer qué es Intranet y cómo beneficiará al negocio. Carecer de estos parámetros podría provocar improvisación y pérdida de tiempo y de dinero.
  • Selección del software. Puede considerarse la creación de una Intranet personalizada desde cero para ser alojada en el servidor de la empresa. Es posible, por otro lado, tener una plataforma lista y aprovechar alternativas de softwares de Internet. Otra iniciativa probable es un servicio de alojamiento en la nube.

Al ver qué es Intranet y verificar sus beneficios para la empresa, el proceso puede resultar más sencillo. El secreto es tener clara la planificación establecida y los pasos que se deben seguir con sus responsables designados.

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