Importancia de la política Cloud y los errores que no se deben cometer

Hoy en día las implementaciones Cloud, más que una opción inteligente para las empresa, se han convertido en una moda. Todas las empresas quieren tener soluciones en la nube y se hace desde diferentes áreas de la compañía. Así estas aplicaciones y servicios terminan incluyéndose en diferentes procesos de la organización pero se vuelve una gran incógnita saber donde se encuentran y cuanto realmente le están costando a la empresa.

Lo anterior lo pudo resaltar la empresa Tangoe a través de un estudio realizado en el 2015 en el que concluyó que una de las más importantes problemáticas que enfrentan las áreas de Tecnología, es la falta de políticas para la nube o la existencia de estas mal aplicadas. En la actualidad afirman que el 26% del gasto en temas de tecnología lo hacen áreas diferentes a tecnología dentro de la empresa y este rubro seguirá aumentando hasta un 50% para el año 2025. La razón por la cual está ocurriendo lo anterior, es porque en las empresas no existen políticas claras donde se establezca que otras áreas no pueden realizar este tipo de contrataciones y las pueden hacer fácilmente sin contactar al departamento de Tecnología de la empresa.

¿Cuál es la importancia de contar con políticas Cloud en la organización?

La anterior pregunta, es más fácil de contestarse al mostrar los efectos que causa el no contar con una clara política Cloud dentro de la empresa y aplicarla de manera correcta. Los efectos se pueden clasificar básicamente en tres áreas: Financiera, operativa y seguridad.

En el ámbito financiero, es natural que si su empresa no tiene este rubro centralizado, y no sabe exactamente con qué cuenta, la contabilidad de este gasto y su trazabilidad va a se muy difícil. Además de conocer con exactitud el valor de este gasto, también se generan problemas de sub-uso de licencias o sobre uso de estas. Recuerde que al contratar licencias usted se compromete a respetar ciertos términos y puede ser penalizado de manera costosa por no utilizarlas de manera correcta.

En el ámbito operativo, si el área de tecnología desconoce las aplicaciones de la nube con las cuales cuenta la compañía, se están desaprovechando varios beneficios de tener estos servicios en la nube, por ejemplo la agilidad.

Finalmente en al ámbito de seguridad se ven problemáticas que pueden llegar a ser muy graves para la empresa, debido a los riesgos que se generan. Cuando una organización no tiene políticas Cloud y el área de tecnología no está involucrada con las aplicaciones de la nube que utiliza la organización, pueden llegar a materializarse riesgos asociados con que empleados que no pertenecen al departamento de tecnología tengan total control de estos aplicativos, qué empleados antiguos puedan acceder a estos, qué los aplicativos utilizados no sean de nivel empresarial y que no cumplan con mandatos regulatorios de la organización y del país donde se encuentran.

5 errores que la empresa no debe cometer al implementar política Cloud

En este punto debe ser clara la importancia de contar con una política Cloud en la organización. Sin embargo al implementarla no deben dejarse por fuera los siguientes elementos, que harán que efectivamente esta funcione dentro de su organización:

  1. No dejar de realizar una evaluación de madurez en la nube: existen varias metodologías para evaluar la preparación que tenernos para implementaciones de la nube. Sin embargo es importante que usted seleccione una y realice esta evaluación dentro de la organización.
  2. No deje de identificar el inventario de servicios en la nube: es primordial que el área de tecnología conozca las diferentes aplicaciones en la nube que utiliza en la actualidad la organización. Para esto existen métodos de descubrimiento de aplicaciones en la nube.
  3. No sólo implementar y sino hacer cumplir política de nube: la empresa debe velar porque se respete la política Cloud que se defina y que incluya los usos que se aprueban y las directrices de responsabilidades.
  4. Educar sólo al área de tecnología sobre la temas Cloud: al ser una política a nivel corporativo, es de vital importancia que en la empresa exista educación sobre las mejores prácticas al hablar de Cloud.
  5. Dejar cuentas, contratos y facturas repartidas en diferentes áreas de la empresa: Al definir una política Cloud que centralice este tema, todo debe irse al área de Tecnología, incluyendo el manejo de todas las cuentas, los contratos y las facturas.

Las anteriores tan solo son unas pautas de lo que se debe tener en cuenta al generar una política Cloud en la empresa y los errores que se deben evitar. Tenga siempre en cuenta que esta política debe ir acorde con la estrategia corporativa.

Imagen @Perspecsys, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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