Estos son los 5 beneficios de una intranet corporativa

Para las empresas, mantenerse comunicadas internamente es un gran apoyo para el logro de la misión organizacional. De modo que las compañías adoptan herramientas tecnológicas cada vez más avanzadas para mantener alineado al talento humano hacia la misión organizacional. Uno de los medios para lograr tal fin es la intranet corporativa. 

Una intranet corporativa se define como una conexión de redes privadas empleadas por las empresas para comunicarse exclusivamente con su equipo laboral; este tipo de conectividad ha sido utilizado durante décadas para las comunicaciones internas. A pesar de los beneficios del Internet, este medio interno conlleva otros beneficios empresariales. 

Importancia de adquirir soluciones de intranet corporativa

Tal como se ha dejado entrever, tener una comunicación efectiva dentro de la compañía es vital. Entre algunos motivos para emplearla, Sanz (2018) refiere mejoras en tiempos de búsqueda de documentos y automatización, entre otros.

De modo que progresivamente, la intranet corporativa facilita la coordinación del trabajo en equipo, lo que permitirá la mejora en cada proceso e impactará en la productividad de la organización.

Otro aspecto interesante es el uso de estas plataformas es el cambio cultural de las empresas. Para ilustrarlo, quizá si se emplea un foro empresarial dentro de la intranet, generará nuevas ideas en la administración, la calidad y la atención al cliente, entre otros.

Cuáles son los beneficios de adquirir la intranet corporativa

1. Fácil almacenamiento de archivos

Las grandes empresas pueden poseer miles de archivos que van de un correo electrónico a otro, discos duros, Google Drive, etc. Poseer una intranet corporativa facilita el almacenamiento y el acceso en una ubicación centralizada. Ello conllevará una gestión eficiente de la información y de los datos, incluso de historiales pasados.

Además, todo ello se encuentra a disposición las 24 horas del día y los 365 días del año. Ya sea desde la oficina, el hogar o un lugar remoto, todo bajo una política de seguridad y control de acceso de personal autorizado (Sanz, 2018).

2. Comunicación efectiva entre los empleados

La intranet corporativa suele presentar perfiles de usuario similares al perfil de LinkedIn. Mayormente poseen foto, título y descripción del cargo. Es así como los empleados de la empresa pueden comunicarse entre sí. Ello generará un espíritu colaborativo, afianzará la fuerza laboral y la cultura organizacional (Usman, 2015).

Sumado a lo anterior, se proporciona una experiencia de retroalimentación, reconocimiento e intercambio; cuando las grandes empresas proveen estas plataformas, el alineamiento estratégico se incrementa. 

3. Seguridad y confiabilidad

La intranet corporativa a menudo ofrece ventajas significativas en seguridad y privacidad mediante Internet. Las grandes empresas activan diversos tipos de firewalls y tecnología encriptada para resguardar los datos. A diferencia de los sitios web, los empleados no deben preocuparse por las limitaciones de ancho de banda y la accesibilidad al abrir documentos. 

4. Gestión de proyecto integrado

Cuando la organización esté gestionando un proyecto, cuenta con la intranet corporativa para llevar un seguimiento cercano y en tiempo real. Desde esta plataforma, se supervisa el progreso del personal y se resuelven problemas en caso de que se presenten. 

5. Fortalecimiento de la gestión de recursos humanos

Al contar con la intranet, los procedimientos de contratación e incorporación pueden beneficiarse al tener una bolsa de trabajo interna. Los gerentes emplearían los perfiles del personal para identificar a los expertos que puedan realizar tareas especializadas. Así mismo, en el proceso interno, los empleados tendrán acceso a materiales para su formación constante.

Consejos para implementar la intranet corporativa

1. Sensibilizar a la alta gerencia acerca de que cualquier implementación de nuevas tecnologías debe empezar por ellos. Es esencial dar el ejemplo.
2. Concienciar al personal sobre el potencial de la intranet corporativa. Comprender sus beneficios generará mayor aceptación. 
3. Establecer objetivos de implementación de la Intranet. Definir indicadores que permitan su medición y si realmente se está alcanzando el propósito fijado.
4. Diseñar una página de inicio atractiva. Esta acción motivará a quienes transitan por la Intranet y terminará de convencer a los más resistentes a usarla.
5. Prestar atención a los usuarios. Los encargados de implementar esta solución pueden consultar a los diversos empleados para desarrollar una Intranet exitosa. Deben validarse las diversas suposiciones y mejorar continuamente. 
6. Crear una comunidad mediante la difusión de contenido de valor. Compartir contenidos con todos los usuarios y generar conversaciones enriquecedoras. 
7. Prestar atención a la seguridad. Debe implementarse un marco de políticas que gestione lo que se comparte en la red. Es fundamental proveer reglas claras a los usuarios.

Las herramientas internas siempre benefician a las empresas. Centralizar la información y promover el trabajo colaborativo ayudará a la creación de equipos más alineados con la misión de la compañía.