Gestionar el flujo informacional de una empresa sin los clientes de correo electrónico

El correo electrónico esta todavía en auge en las organizaciones mundiales, pero merece una revisión desde las estructuras organizacionales y la gestión del conocimiento. El usuario de una organización y los directivos que llevan a cabo la organización del flujo informativo todavía con la fuerza de la costumbre, hace mella en su manera de comunicarse.

EL correo electrónico es una estructura comunicacional jerárquica del siglo pasado, pero en esta década nos preguntamos ¿por qué un servicio de Internet con su propio protocolo es tan vilipendiado y sigue ganador en las estadísticas de uso? y ¿podríamos a día de hoy plantearnos una empresa sin correo electrónico?

El correo es muy pesado y requiere de un diseño más ágil y sencillo, donde el trabajo del flujo (workflow) empresarial debe tener rapidez en los procesos de comunicación, ser más horizontal y que recoja parte de lo conversacional (y del conocimiento tácito como lo nombra la gestión del conocimiento).

El correo electrónico no es lo más efectivo cuando se dispone de grupos de trabajo o equipos grandes. Además las clásicas aplicaciones de correo electrónico no integran herramientas externas de Social Media. Como comentamos en Reporte Digital en una infografía el correo electrónico es el servicio más usado y donde más información fluye.

Cambiar de estrategia en el flujo de la información es clave para la transformación digital de una empresa en red, con muchos grupos y departamentos interconectados.

¿Qué deberíamos hacer para cambiar las estrategias del flujo informacional? Deben estar dentro del cambio de cultura organizacional con proyectos piloto y capacitaciones, generando red y comunidades con ejemplificaciones de buenas prácticas y de paso establecer una infraestructura tecnológica para que la gestión del conocimiento sea efectiva y medible en el contexto organizacional.

Algunas de las posibles aplicaciones para crear estructuras comunicativas más ágiles y productivas

Slack, es una de las herramientas estrella que podemos utilizar de manera gratuita para empezar. Según comentan ha tenido un crecimiento vertiginoso. Es ágilrápida y una multiplataforma que integra una serie de servicios como Github, Dropbox, RSS, Hangouts, IFTTT.

Otra herramienta para hacer las comunicaciones más ágiles es la solución con Microsoft, tanto de Yammer solo como desde la combinación/integración de Microsoft LyncYammer con Sharepoint junto con Skype.

Para esto ponemos las características del tridente de Microsoft para una comunicación más fluida, pero pierden capacidades y flexibilidad al integrarse en Office365, sobre todo SharePoint.

Tabla comparación Lync, Yammer, Sharepoint

Más aplicaciones de este tipo son Chatter (de la empresa Salesforce), Fuze (centrada para móviles), Sameroom y Asana, de la empresa Atlassian tenemos HipChat.

Para llevar a cabo proyectos y gestión de actividades podemos usar Basecamp, todo un clásico de la empresa 37signals, una de las primeras de la web social.

Imagen @Imagen Free Adm, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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