Las redes sociales en las organizaciones como herramienta de comunicación interna

Las redes sociales en las organizaciones son necesarias en la construcción y desarrollo de las redes empresariales.

Es importante, tener en cuenta que el capital humano es el activo más importante que tiene cualquier organización; gracias a este se desarrolla el capital relacional de la compañía, con clientes, competidores, accionistas, administraciones públicas, entre otros. Invertir en el desarrollo de este capital permitirá la maximización de los beneficios organizacionales. Ya sea a través de redes sociales o de otro tipo de herramientas.

Además se sabe que las nuevas tecnologías que avanzaron sobre los sistemas de comunicación han dejado obsoletas las cartas, las llamadas telefónicas y las reuniones. La implementación de redes sociales dentro de un sistema corporativo ha comenzado a jugar un papel importante. La finalidad es la de lograr un mejor desempeño y el éxito en los negocios.

Redes sociales como herramienta empresarial

El común denominador de las personas utiliza las redes sociales más populares, como WhatsApp, Instagram, Facebook y Twitter. Una organización no puede utilizar estas herramientas para compartir contenido por el hecho de que no proporcionan la seguridad requerida. La seguridad de la información es un aspecto muy importante para cualquier empresa. Una fuga de datos personales podría ser perjudicial para toda la organización.

La confidencialidad de la información organizacional es primordial para el éxito de los negocios. No importa si son actividades presentes o de negocios venideros. Para lograr la implementación de una comunicación fluida y segura, existen herramientas que emulan estas redes sociales. Productos como Slak, HipChat, Facebook Workplace, Microsoft Sharepoint y otros son las formas de comunicación empresarial que están emergiendo.

No solo se necesitan programas para realizar una comunicación más fluida empresarialmente. Es necesario que se genere toda una cultura organizacional que permita este tipo de evoluciones. Generalmente, las estructuras organizacionales duras son las que retrasan la transformación digital. Esta es totalmente inevitable y no tener la visión necesaria para realizar estos cambios puede verse reflejado en la productividad.

Por otro lado, también se pueden utilizar las redes sociales tradicionales. De esta manera se pueden realizar estrategias de marketing digital que lleguen a millones de usuarios. A su vez, estos millones de personas pueden brindar un feedback rápidamente. Messenger y algunos mensajes privados pueden resultar ser una muy buena publicidad.

Comunicación interna y efectiva en las relaciones humanas

No se puede tener buenas relaciones humanas sin una comunicación efectiva, ya que ésta no solo es requerida para las relaciones entre personas, sino también para lograr el éxito en los negocios. Esto se refleja actualmente en las organizaciones, donde los empleados cada vez son más conscientes de la importancia de la comunicación dentro de sus actividades corporativas, dado que estas requieren de trabajos en equipo con miembros de diferentes áreas y en ocasiones en ambientes multiculturales. Esta es una de las razones por las cuales la comunicación cada vez desarrolla un papel más importante dentro de las organizaciones.

La comunicación interna mejora el desempeño en el desarrollo de procesos, y estimula a los empleados a que participen y se sientan comprometidos con la organización. Es evidente que las empresas cada vez hacen una mayor inversión en las relaciones internas, pero debido a la dinámica de los lugares de trabajo, los programas de comunicaciones internas del pasado no son igual de efectivos en la actualidad.

El rápido desarrollo de las TIC nos brinda grandes oportunidades y a la vez desafíos. El uso de las nuevas tecnologías como herramientas de comunicación con los empleados es cada vez más frecuente en las organizaciones. Su efectividad ha permitido la implementación de diferentes herramientas para fines de comunicación interna. El uso de las TIC permite tener una comunicación efectiva a nivel organizacional y a un menor costo que los programas de comunicaciones internas del pasado.



Redes sociales en las organizaciones: un arma de comunicación “escondida”

Una de las herramientas tecnológicas más efectivas en la actualidad para fines empresariales son las redes sociales, y aunque gran parte de las compañías las relacionan solo con comunicación externa, es decir, herramientas para establecer y mantener relaciones comerciales con clientes actuales y potenciales, las redes sociales son una herramienta muy potente para reforzar la comunicación interna de la organización.

Con frecuencia encontramos organizaciones con el dilema de prohibir el uso de las redes sociales a los empleados o no en horas de trabajo; pero prohibir su uso no tiene sentido, ya que los empleados hoy en día cuentan en su mayoría con un teléfono inteligente y del cual hacen uso dentro de la organización. Un empleado que pierde el tiempo no lo hace por tener acceso a las redes sociales, si se las prohíben perderá el tiempo en otras cosas. El problema no está en el social media sino en la motivación para que las usen para fortalecer la imagen y reputación de la compañía.

Esta reputación debe ser medida y controlable, ya que los empleados representan la imagen de la empresa a través de las redes sociales en las organizaciones. (El desafío de perder el control en la red social de la empresa)

Beneficios de utilizarlas

1. Información en tiempo real

Cuando una empresa multinacional posee sedes y clientes en distintas partes del mundo, una red social es fundamental. El uso de estas, sin importar cuál sea, proporciona comunicación fluida y ágil entre todos los miembros intervinientes. A mayor velocidad de respuesta, mejor será la decisión que se tome.

Un acceso dinámico y amigable de todos los eventos que ocurren dentro del negocio proporciona un grado de transparencia que mejora cada uno de los niveles comunicacionales. Un ejemplo muy claro que se puede utilizar es el de coordinar varias sedes para un lanzamiento. Esto es muy importante para determinar la respuesta de un producto determinado en la región. El envío de fotos y videos gracias a la mensajería instantánea ayuda a compartir contenido esencial.

Así también, esta comunicación en tiempo real evita retrasos y mejora la fluidez de todos los procesos. No importa en qué parte del mundo se encuentre el receptor, el mensaje es en tiempo real y se tendrá la respuesta instantáneamente. Esta tecnología evita la espera de mails, que suelen perderse en carpetas de spam, no deseados y otros archivos que jamás son abiertos.

Al utilizar las redes sociales, se puede saber cuándo llegó el mensaje, cuándo lo vio y cuándo nos está respondiendo. Parece una manera psicótica de hablar sobre la información, pero en una empresa, muchas veces la información y las respuestas tienen que ser instantáneas. Enviar mensajes a las personas necesarias, sin importar si están viajando o no, es como maná caído del cielo. Gracias a los dispositivos móviles, el número de usuarios que utilice el sistema podrá seguir las directivas.

2. Estrategia a largo plazo

Un estudio de “Sobrecarga colaborativa” realizado por la Universidad de Harvard en 2016 demostró que los empleados de oficina pasan el 80 % de su tiempo en reuniones y respondiendo mails. Ante este estudio, es evidente que no les queda el suficiente tiempo para realizar las labores pretendidas.

La productividad de la empresa, en este punto, se va cuesta abajo. Por otro lado, implementar una forma de comunicación más fluida libera tiempo en los trabajadores y les permite utilizarlo de una manera más productiva.

A su vez, esta transformación digital le da al empleado la sensación de pertenencia. Sentirse parte de algo le da a toda la plantilla una inyección de adrenalina, mejorando la productividad y el compromiso que tienen para con la empresa.

A la hora de implementar una red social interna, suele suceder que no hay una estrategia a largo plazo. Los trabajadores de la empresa comienzan a utilizar la aplicación, pero al cabo de un tiempo, se pierde el entusiasmo y muere. Esto se debe a que no se desarrolló una estrategia que alimente esta aplicación de mensajería y la mantenga viva. No se trata simplemente de ingresar a la plantilla en un software y que estén activos por sí solos. Como se mencionó anteriormente, es necesario que se genere una cultura de la red social, para que no desaparezca en el primer trimestre.

¿Qué ganan las organizaciones? y ¿Cómo usarlas?

  • Mayor compromiso por parte de los empleados

Los beneficios de las redes sociales en las organizaciones en las empresas es la de mantener una comunicación frecuente entre empleados, incluso si se encuentran en diferentes ciudades o países; compartiendo noticias e información de la organización, lo que genera un sentimiento de pertenencia y como consecuencia un mayor compromiso con la compañía, al sentirse parte de la misma.

A su vez genera redes de empleados, lo quiere decir una red empresarial más fuerte.

Es así, como áreas dentro de la empresa se encargan de la comunicación en las empresas. Este artículo te ayudará a conocer, cuál es la más apropiada: gestión de la comunicación en la red social de la empresa

  • Promueve el conocimiento compartido y el trabajo en equipo.

El proceso de comunicación bidireccional que nos brindan las redes sociales, permite compartir información entre los empleados, promoviendo así el trabajo en equipo. El intercambio de conocimiento genera confianza y mejora la efectividad en los grupos de trabajo.

  • Mejora la imagen corporativa:

El hecho de estar a la vanguardia de la tecnología constituye una ventaja competitiva para la organización, para lograr que los empleados se sientan más motivados y comprometidos con la cultura organizacional.

  • Mejora la cultura organizacional:

Las redes sociales pueden ser usadas como canal para transmitir los valores y cultura de la organización, lo cual tendrá un gran impacto en los empleados, y asimismo estos podrán transmitirlo a los clientes.

  • Mayor claridad de la información en las redes sociales en las organizaciones:

Con frecuencia, suele suceder que los empleados no tienen claridad en la información que se les transmite, por lo tanto sus acciones no van direccionadas hacía los objetivos estratégicos de la organización. Es así como de se debe de proteger la información.

Las redes sociales permitirán resolver cualquier duda que tengan los empleados, y esta retroalimentación permitirá plantear acciones de mejora.

  • Economía en las redes sociales en las organizaciones:

Mantener una comunicación frecuente y oportuna en grandes organizaciones requiere de una alta inversión económica e implica demasiado tiempo. Las redes sociales en las organizaciones en las organizaciones permiten gestionar las relaciones con los empleados de manera eficiente y económica.

Actualmente, las ventajas competitivas en el ámbito organizacional no están ligadas solamente al poder financiero o imagen de marca, éstas ventajas residen ahora en las personas, en su capacidad de generar ideas e innovar, y por supuesto en el uso de las nuevas tecnologías.

Cada vez se expande con mayor intensidad una cultura digital que impulsa a las organizaciones a sumergirse en las nuevas formas de comunicación social, y las redes sociales han demostrado ser un gran apoyo para mejorar la comunicación interna, pero apenas se está empezando a comprender de qué manera pueden ser aprovechadas. Es por esto que las organizaciones deben adaptar su cultura y metodología para sacar partido al gran potencial que ofrecen las redes sociales.

3 comentarios a esta entrada.
  1. Muy buen artículo, se ve que el autor esta bastante informado acerca del buen manejo que hay que darle a la redes sociales dentro de las empresas por parte del personal.

    • Muchas gracias por tu comentario Alexander, me alegra haya sido de tu agrado el artículo. Estaré compartiendo más artículos acerca de el uso de las redes sociales, al igual que de las diferentes herramientas que nos brinda el Marketing Digital. Un saludo!

  2. El artículo es muy interesante, en una organización escolar, considerando la importancia del cuidado de los estudiantes, hasta que punto el maestro tendría acceso a las redes durante su horario de trabajo, esto afectaría el desempeño del estudiante si el maestro está atendiendo las redes sociales, el estudiante podría asumir que también puede utilizarlas en su jornada escolar.

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